We are looking for a Regional Coordinator to join our team! This role handles operational and administrative responsibilities within Global Real Estate’s (GRE) regional offices. As a part of the GRE Operations team, the Regional Coordinator role is responsible for handling day-to-day regional office management and bill payment, providing administrative support to the regional team, and coordinating with GRE operational standards. The role reports to the Director, Global Operations & Administration, Real Estate. **Position Responsibilities:** **Day-to-day office management and bill payment for the regional office** + Develop, maintain, and report on the regional office budget, coordinating with global budgeting and expense management standards. + Process payments for invoices through Manulife’s bill payment systems. Ensure cost centers are accurately represented, approvals are secured, and that the appropriate accounts payable teams are processing payments in a timely manner. + Add meeting codes as appropriate to the Concur expense management system to ensure project expenses are charged appropriately for proper allocation. + Maintain office supplies and handle inventory, ordering supplies as required. + Coordinate office equipment installations and connectivity with vendors and Manulife’s technology teams. + Maintain regional team out-of-office calendar. + Coordinate team events, while adhering to the projected budget, order food and beverages, send and track event calendar invitations. + As required, coordinate and administer office relocations and similar projects. As required, act as primary contact for building property management **Regional office document management and policy compliance** + Coordinate signatures for agreements and contracts. + Ensure documents are properly filed and maintained within GRE’s document management site of record (SharePoint) + Handle any necessary inventory of paper documents, ensuring that electronic copies are produced and filed on SharePoint. + Serve as regional subject matter expert on Manulife and GRE operational policies, communicating standards and requirements to regional team as required. + Provide attestations as required for regional office policy compliance. **Provide administrative support for assigned senior GRE professionals.** + Schedule and coordinate meetings for senior professionals, typically Managing Directors and above. Each regional coordinator typically supports 4-6 senior professionals. + Support with travel arrangements, such as changes to and/or resolving complications with travel bookings. + Process business expenses in Manulife’s expense management system for Managing Directors and Senior Managing Directors. Monitor expenses as they populate into Concur and follow the expenses through the approval process to ensure timely payments. + Onboard new GRE hires, including ordering hardware, coordinating access to real estate applications, and assigning workstations. Follow the work order requests through to completion, ensuring that each new hire has the required tools and access on their start date. Coordinate offboarding checklist responsibilities for GRE employees who depart the company. + Provide ad hoc support as required, including running reports from Manulife and GRE systems, assisting with Excel spreadsheets and PowerPoint presentations, and compiling memos and reports. **Required Qualifications:** + High school diploma or equivalent experience; college degree highly preferred + 10 - 15 years relevant administrative experience. Experience within the commercial real estate industry a plus. + Proficiency in Microsoft Office Suite. + Knowledge of real estate terminology and processes useful. + Ability to handle sensitive and confidential information with discretion. **Preferred Qualifications:** + Excellent organizational and time management skills. + Strong communication and interpersonal skills. + Diligent with a focus on accuracy. + Ability to work independently, prioritize tasks and handle challenging priorities. + Ability to work as a phenomenal teammate and to develop strong working relationships across various groups and locations **When you join our team:** + We’ll empower you to learn and grow the career you want. + We’ll recognize and support you in a flexible environment where well-being and inclusion are more than just words. + As part of our global team, we’ll support you in shaping the future you want to see. \#LI-WAM **Acerca de Manulife y John Hancock** Manulife Financial Corporation es un importante proveedor internacional de servicios financieros que ayuda a las personas a tomar decisiones de una manera más fácil y a vivir mejor. Para obtener más información acerca de nosotros, visite http://www.manulife.com . **Manulife es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades** En Manulife/John Hancock, valoramos nuestra diversidad. Nos esforzamos por atraer, formar y retener una fuerza laboral tan diversa como los clientes a los que prestamos servicios, y para fomentar un entorno laboral inclusivo en el que se aprovechen las fortalezas de las culturas y las personas. Estamos comprometidos con la equidad en las contrataciones, la retención de talento, el ascenso y la remuneración, y administramos todas nuestras prácticas y programas sin discriminación por motivos de raza, ascendencia, lugar de origen, color, origen étnico, ciudadanía, religión o creencias religiosas, credo, sexo (incluyendo el embarazo y las afecciones relacionadas con este), orientación sexual, características genéticas, condición de veterano, identidad de género, expresión de género, edad, estado civil, estatus familiar, discapacidad, o cualquier otro aspecto protegido por la ley vigente. Nuestra prioridad es eliminar las barreras para garantizar la igualdad de acceso al empleo. Un representante de Recursos Humanos trabajará con los solicitantes que requieran una adaptación razonable durante el proceso de solicitud. Toda la información que se haya compartido durante el proceso de solicitud de adaptación se almacenará y utilizará de manera congruente con las leyes y las políticas de Manulife/John Hancock correspondientes. Para solicitar una adaptación razonable en el proceso de solicitud, envíenos un mensaje a recruitment@manulife.com . **Referenced Salary Location** Toronto, Ontario **Modalidades de Trabajo** Híbrido **Salary range is expected to be between** $53,775.00 CAD - $89,625.00 CAD Si se está postulando para este puesto fuera de la ubicación principal, póngase en contacto con recruitment@manulife.com para conocer el rango salarial de su ubicación. El salario real variará según las condiciones locales del mercado, la geografía y los factores relacionados con el trabajo pertinentes, como conocimiento, habilidades, calificaciones, experiencia y educación/capacitación. Los empleados también tienen la oportunidad de participar en programas de incentivos y obtener una compensación de incentivos vinculada al desempeño comercial e individual. Manulife ofrece a los empleados aptos una amplia variedad de beneficios personalizables, entre ellos, beneficios de salud, odontológicos, de salud mental, oftalmológicos, por discapacidad a corto y a largo plazo, cobertura de seguro de vida y por muerte accidental y desmembramiento, adopción/subrogación y bienestar, y planes de asistencia al empleado/familiar. También ofrecemos a los empleados admisibles varios planes de ahorro para la jubilación (incluidos planes de pensiones y un plan mundial de propiedad de acciones con contribuciones equivalentes del empleador) y recursos de asesoramiento y educación financiera. Nuestro generoso programa de tiempo libre remunerado en Canadá incluye feriados, vacaciones, días personales y días por enfermedad, y ofrecemos la gama completa de ausencia laboral reglamentaria. Si se está postulando para este puesto en los EE. UU., póngase en contacto con recruitment@manulife.com para obtener más información sobre las disposiciones relativas al tiempo libre remunerado específicas de EE. UU.