Réceptionniste / Receptionist Job ID 231409 Posted 30-Jul-2025 Service line Advisory Segment Role type Full-time Areas of Interest Administrative Location(s) Montreal - Quebec - Canada **Aperçu du poste** CBRE Montréal est actuellement à la recherche d’une personne proactive et collaborative pour offrir un soutien administratif à notre bureau du centre-ville. La personne recherchée devra notamment gérer la console téléphonique, c'est-à-dire répondre aux appels, les filtrer et les faire suivre à la personne appropriée. Elle devra aussi accueillir nos clients et visiteurs ainsi qu’offrir un support administratif ponctuel et de nature variée aux membres de la direction, aux courtiers et au personnel de soutien. Ceci est un poste temps-plein et entièrement au bureau. **Responsabilités** + Répondre aux appels et les transférer ensuite à la personne adéquate ou à sa boite vocale. + Récupérer le courrier, recevoir les facsimilés et les messagers et les faire suivre à leurs destinataires. + Garder l’ordre et la propreté à la réception, dans les salles de conférence et dans la cuisine, ce qui comprend le nettoyage des comptoirs et tables, appareils ménagers et la gestion des lave-vaisselles sur une base quotidienne. + Organiser la collecte et l’envoi de documents par courriel, par la poste ou par service de messagerie sur une base quotidienne. + Prendre en charge le système de réservation des salles de réunion. Assister pour la mise en place des systèmes audiovisuels et des appels conférence. Aider à l’organisation de réunions. + Suivre toutes les étapes nécessaires à des envois de masse, sur une base très fréquente (vérifier l’approbation de la campagne, mettre à jour les listes de distribution, réaliser le publipostage, imprimer et assembler les documents, affranchir les enveloppes, etc.) + Fournir les renseignements nécessaires en réponse aux demandes générales, en faisant preuve de discrétion et en préservant la confidentialité de certaines informations ainsi que l’image de marque de la société. + Accueillir et faire l’annonce de l’arrivée de clients, candidats et visiteurs. Créer des identifiants pour les autoriser à utiliser le réseau Wi-Fi de la société. + Procéder aux commandes de matériel et maintenir les réserves de fournitures, papier, cartouches d’encre; café, lait etc. + Coordonner les événements avec nos fournisseurs. + D’autres tâches pourraient s’ajouter **Nos exigences** + Formation de niveau collégial complétée. + Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit (grammaire, orthographe, ponctuation, syntaxe, etc.) + Être en mesure d’écrire de la correspondance de routine en français et en anglais ainsi que répondre aux demandes courantes de clients, collègues et/ou superviseurs. + Connaissances intermédiaires de la suite Microsoft Office. + Capable d’être efficace, rapide et fiable dans un environnement de travail d’équipe; + Capable de travailler dans des délais serrés et à redéfinir les priorités pour répondre aux nouveaux projets / demandes; + Sait travailler avec un minimum de supervision. **Position Overview** CBRE Montreal, is actively seeking a proactive and collaborative person to provide administrative support to our downtown office. The selected candidate will have to operate a telephone switchboard to answer, screen and forward telephone calls. He/she will also greet our customers or visitors as well as provide occasional administrative support to Management, brokers, and other office staff. This is full-time and permanent position that will require the candidate to be fully in-office. **Responsibilities** + Answers and routes calls to appropriate personnel and voicemail. + Receives, faxes and forwards mail to the appropriate person. + Maintains reception area, conference rooms, and kitchen areas, which includes cleaning the counter-tops and tables, as well as the kitchen appliances and load, start and empty the dishwashers. + Organizes pick-up and delivery of documents via email, mail and couriers daily. + Manages the board-room reservation system. Assists with conference calls, audiovisual needs. Assists with scheduling meetings and preparing conference rooms. + Takes all steps necessary to send mass mailings on a very regular basis (checks approval of mailings, updates mailing lists, proceeds with the mail-merge, prints and assembles documents, stamps the envelopes, etc.) + Responds to routine inquiries and provides information. Maintains confidentiality of some information as well as maintaining the company’s image. + Greets and announces clients, applicants and visitors. Creates passwords to grant them access to the company’s Wi-Fi network. + Manages and orders office supplies, paper, ink cartridges, coffee, milk, etc. + Interacts with caterers/vendors for events as well as for guaranteeing daily general operations of the office. + Other duties may be assigned. **Qualifications** + College diploma required. + Fully bilingual with excellent written and spoken French and English + Ability to write routine correspondence and to respond to common inquiries or complaints from clients, co-workers, and/or supervisor. + Intermediate skills with Microsoft Office Suite. + Ability to be efficient, timely, and reliable in a teamwork setting, + Ability to work under tight deadlines and reprioritize workload to accommodate new projects/requests, + Ability to work with minimal to no supervision. **Equal Employment Opportunity Statement:** CBRE is an equal opportunity employer who welcomes and encourages application from all persons regardless of race, creed, ancestry, national or ethnic origin, colour, age, religion, sex, sexual orientation, family status, gender identity or expression, disability or any other status or condition protected by applicable federal, provincial or territorial law. **Candidate Accommodations:** CBRE values the differences of all current and prospective employees and recognizes how every employee contributes to our company’s success. CBRE provides reasonable accommodations in job application procedures for individual with disabilities. If you require assistance due to a disability in the application or recruitment process, please submit a request via email at recruitingaccommodations@cbre.com or via telephone at Via telephone at +1 866 388 4346 (Canada) and +1 866 225 3099 (U.S.) CBRE, Inc. is an Equal Opportunity and Affirmative Action Employer (Women/Minorities/Persons with Disabilities/US Veterans)