Our associates celebrate lives. We celebrate our associates. Recevoir les familles clientes et les visiteurs à la réception : accueillir, souhaiter la bienvenue, diriger et annoncer leur présence de façon courtoise et appropriée. Répondre au téléphone, trier et diriger les appels, en plus des tâches de soutien administratif générales. **RESPONSABILITÉS DU POSTE** + Accueillir les invités et les visiteurs, offrir de l'aide à l'entrée. + Aviser les membres du personnel quand les clients arrivent à un rendez-vous et les accompagner jusqu’à la pièce désignée. + Répondre aux questions de base sur les services, les produits, la direction de la succursale, etc. + Aviser immédiatement la direction au sujet d’enjeux de service à la clientèle ou de sécurité + Recevoir les biens de la personne décédée et respecter les procédures de chaîne de possession. + Répondre au téléphone, trier et diriger les appels vers le personnel approprié. + Offrir un environnement confortable et agréable pour les clients, fournir des rafraîchissements ou autres commodités aux familles. Faire le café. + Garder la salle d'attente en ordre, vider les poubelles, replacer les boîtes de mouchoirs et maintenir l’ordre général. + Recevoir le courrier et les colis. + Organiser et mettre à jour les documents papier et électroniques, ainsi que les dossiers, comme les actes notariés et les documents de fiducies. + Pourrait devoir taper des documents simples, faire de la révision, de la saisie de données et des impressions. **Exigences** **MINIMALES** **Formation** + Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent **Expérience** + 6 mois d'expérience de bureau, de réceptionniste ou de soutien administratif, de préférence. + Capable d’utiliser efficacement un téléphone, un télécopieur, un photocopieur. **Connaissances, compétences et aptitudes** + Connaissance de l’informatique et de logiciels tels que la suite MS Office + Ton de voix clair et professionnel. + Compétences de relations professionnelles et interpersonnelles, pour gérer des situations sensibles et confidentielles. + Agir avec calme, tact et diplomatie, en tout temps. + Pouvoir travailler le samedi ou le dimanche et au-delà des heures « normales » de travail. **Conditions de travail** En considérant l'environnement de travail associé à ce poste, les facteurs suivants peuvent s'appliquer : **Environnement de travail** + Le travail se fait principalement à l'intérieur + Tenue de travail standard exigée **Postures de travail** + Position assise continue pendant plusieurs heures par jour, jusqu'à 6 heures par jour + Monter fréquemment des escaliers pour accéder aux bâtiments **Exigences physiques** + Effort physique exigeant une dextérité manuelle, y compris l’utilisation de documents, de calculatrices, d’ordinateurs et du téléphone **Heures de travail** + Travailler au-delà des heures « normales » selon les besoins + Unminimumde voyage requis **----------------------------------------------------------------------------------------JOB RESPONSIBILITIES** + Greets guests and visitors, offering assistance when entering the building + Notifies staff members when appointments arrive and escorts guests to appropriate room + Answers routine questions associated with services, products, location directions, etc. + Immediately notifies and involves management with customer service and security issues + Receives deceased belongings from family and follows chain of custody procedures + Answers, screens, and routes incoming calls to appropriate staff members + Maintains a comfortable environment for clients, providing beverages and other amenities for families as needed. May make coffee. + Maintains guest-waiting area, disposing of trash, replacing tissues, and general straightening of furniture + Receives incoming mail and packages + Maintains organized and current electronic and paper files and records, such as deeds and trust files + May perform light typing, proofreading, data entry or printing **MINIMUM REQUIREMENTS** **Education** + High School Diploma or equivalent **Experience** + Six months general office, receptionist, or administrative support experience preferred + Proficient at operating telephones, fax, copier **Knowledge, Skills and Abilities** + Working knowledge of MS Office Suite + Clear and professional speaking voice and tone + Professional interpersonal skills to handle sensitive and confidential situations + Position continually requires demonstrated poise, tact and diplomacy + Ability to work schedule including Saturday and or Sunday and beyond standard business hours Postal Code: G7H 1S6 Category (Portal Searching): Administration and Clerical Job Location: CA-QC - Chicoutimi Job Profile ID: K00224 Time Type: Part time Location Name: Résidences Funéraires Gravel & Fils - Saguenay Center Care