Job Title: Order Management Specialist
Pay rate: $21 / hr DoE
Location: Miami, FL
Area Code: 305, 786
ZIP Code: 33178
Start Date: Right Away
Shift: 1st shift, 7am - 4pm
Keywords: #OrderManagement #MiamiJobs

Benefits:
* Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision
* 401k
* On the job training / cross-training
* Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available.
* Accident and critical illness insurance optional.
* Scheduled performance reviews
* Referral program

Job Description:
With minimum supervision, responsible for processing all PO's. Effective interpersonal, verbal, and written skills; versatile to interface at all levels of the organization.


Responsibilities:
* Following established procedures, perform a variety of Back Office administrative responsibilities.
* Administers and process customer purchase orders by reviewing Customer Service Administrators" flow down instructions for product requirements to existing terms and conditions of purchase orders or maintenance agreements.
* Establishes and maintains relationships with customer facing teams through courteous and efficient servicing of customer requests.
* Maintains regular communication with customer facing teams and responds to external customer service issues.
* Prepares, and submits correspondence in response to customer requests.
* Maintains an appropriate level of confidentiality regarding customer and company matters.
* Generates and process of standard spares quotes in a timely manner and coordinates with price estimating.
* Reviews pricing for reasonableness, submits quotations/proposals for customer review
* Coordinates with various functions of the company (e.g. Customer Service Administrators, quality, shipping/receiving, accounting, Account Managers, planning and shop personnel) on customer issues.
* Prioritizes requests and commits to reasonable production and/or provisioning lead‐time.
* Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects with high degree of accuracy and speed.
* Manages customer portals, including downloading purchase orders, updating purchase order status, and expedite requests
* Set priorities and procedures for accomplishing work.
* May be required to delegate portions to others or help and support to others.
* Collect data, conduct research, and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects.
* Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met.
* Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner.
* Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing.
* Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature.

Education and Experience:
* 3+ years of increasing in complexity of administrative duties related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities
* High School diploma / GED or education certificate in applicable functional area preferred.
* Order entry experience with follow-up with customer and customer interaction

Skills and Knowledge:
* SAP knowledge is preferred.
* Ability to accurately type 55 wpm, where applicable.
* Personal computer skills required.
* Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and/or terminology in functional area.
* Proficient with Microsoft Suite software.
* Effective verbal, written and interpersonal communication skills.
* Ability to work effectively with others and be a participative team player.
* Ability to navigate customer portals, retrieving orders, updating portals with promise dates, and managing portal backlog accuracy, including delivery dates, quantities, and price.
* Excellent Microsoft Excel skills, including Formula, Vlookup, and pivot table.
* Detailed orientated and process driven.

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Puesto: Especialista en Gestión de Pedidos
Salario: $21 /hora DoE
Ubicación: Miami, FL
Código de área: 305, 786
Código postal: 33178
Fecha de inicio: Inmediata
Turno: 1.er turno, 7:00 a. m. - 4:00 p. m.
Palabras clave: #GestiónDePedidos #EmpleosEnMiami

Beneficios:
* Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, Cuentas de Gastos Flexibles, Seguro Dental y de la Vista
* Plan 401k
* Capacitación en el trabajo/capacitación cruzada
* Seguro de vida, seguro por discapacidad y seguro de vida voluntario para familiares disponible.
* Seguro de accidentes y enfermedades graves opcional.
* Evaluaciones de desempeño programadas
* Programa de referencias

Descripción del puesto:
Con mínima supervisión, responsable de procesar todas las órdenes de compra. Habilidades interpersonales efectivas, tanto verbales como escritas; versátil para interactuar en todos los niveles de la organización.

Responsabilidades:
* Siguiendo los procedimientos establecidos, realizar diversas responsabilidades administrativas de la oficina administrativa. * Administra y procesa las órdenes de compra de los clientes revisando las instrucciones de los Administradores de Servicio al Cliente para adaptar los requisitos del producto a los términos y condiciones vigentes de las órdenes de compra o los contratos de mantenimiento.
* Establece y mantiene relaciones con los equipos de atención al cliente mediante una atención cortés y eficiente a sus solicitudes.
* Mantiene una comunicación regular con los equipos de atención al cliente y responde a las incidencias externas de servicio al cliente.
* Prepara y envía correspondencia en respuesta a las solicitudes de los clientes.
* Mantiene un nivel adecuado de confidencialidad en relación con los asuntos del cliente y de la empresa.
* Genera y procesa cotizaciones estándar de repuestos de manera oportuna y se coordina con el equipo de estimación de precios.
* Revisa los precios para garantizar su razonabilidad y presenta cotizaciones/propuestas para su revisión por parte del cliente.
* Se coordina con diversas funciones de la empresa (por ejemplo, Administradores de Servicio al Cliente, calidad, envíos/recepción, contabilidad, Gerentes de Cuentas, planificación y personal de taller) en relación con las incidencias de los clientes.
* Prioriza las solicitudes y se compromete a un plazo de producción y/o aprovisionamiento razonable. * Introducir y manipular datos en hojas de cálculo, bases de datos o programas de gestión de archivos, y realizar una amplia gama de proyectos de mecanografía con gran precisión y rapidez.
* Gestionar portales de clientes, incluyendo la descarga de órdenes de compra, la actualización del estado de las mismas y la agilización de solicitudes.
* Establecer prioridades y procedimientos para la realización del trabajo.
* Podría ser necesario delegar partes del trabajo a otros o brindarles ayuda y soporte.
* Recopilar datos, realizar investigaciones y compilar información utilizando diversos cálculos matemáticos para una amplia gama de informes y proyectos.
* Realizar consultas sobre problemas específicos, como retrasos, para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
* Comunicar situaciones potencialmente negativas a la gerencia de forma constructiva.
* Leer el correo, destacar acciones o elementos importantes, adjuntar archivos o información relevante antes de distribuirlos.
* Responder a la correspondencia rutinaria o redactar respuestas rutinarias para su revisión y firma.

Educación y experiencia:
* Más de 3 años de experiencia en tareas administrativas de complejidad creciente, relacionadas con la oficina, o capacidad demostrada para desempeñar las responsabilidades descritas.
* Se prefiere diploma de bachillerato/GED o certificado de educación en el área funcional aplicable. * Experiencia en entrada de pedidos con seguimiento de clientes e interacción con ellos.

Habilidades y conocimientos:
* Se valoran conocimientos de SAP.
* Capacidad para escribir con precisión 55 palabras por minuto, cuando corresponda.
* Se requieren conocimientos de informática.
* Amplio conocimiento de equipos de oficina, procedimientos administrativos y/o terminología del área funcional.
* Dominio del software Microsoft Suite.
* Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal.
* Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un miembro participativo del equipo.
* Capacidad para navegar por portales de clientes, recuperar pedidos, actualizar portales con fechas prometidas y gestionar la precisión de la cartera de pedidos, incluyendo fechas de entrega, cantidades y precios.
* Excelentes conocimientos de Microsoft Excel, incluyendo fórmulas, Vlookup y tablas dinámicas.
* Orientado a los detalles y orientado a procesos.

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