Order Management Specialist Job Number: 360243 Category: Administrative Description: Job Title: Order Management Specialist Pay rate: $21 / hr DoE Location: Miami, FL Area Code: 305, 786 ZIP Code: 33178 Start Date: Right Away Shift: 1st shift, 7am - 4pm Keywords: #OrderManagement #MiamiJobs Benefits: * Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision * 401k * On the job training / cross-training * Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available. * Accident and critical illness insurance optional. * Scheduled performance reviews * Referral program Job Description: With minimum supervision, responsible for processing all PO's. Effective interpersonal, verbal, and written skills; versatile to interface at all levels of the organization. Responsibilities: * Following established procedures, perform a variety of Back Office administrative responsibilities. * Administers and process customer purchase orders by reviewing Customer Service Administrators" flow down instructions for product requirements to existing terms and conditions of purchase orders or maintenance agreements. * Establishes and maintains relationships with customer facing teams through courteous and efficient servicing of customer requests. * Maintains regular communication with customer facing teams and responds to external customer service issues. * Prepares, and submits correspondence in response to customer requests. * Maintains an appropriate level of confidentiality regarding customer and company matters. * Generates and process of standard spares quotes in a timely manner and coordinates with price estimating. * Reviews pricing for reasonableness, submits quotations/proposals for customer review * Coordinates with various functions of the company (e.g. Customer Service Administrators, quality, shipping/receiving, accounting, Account Managers, planning and shop personnel) on customer issues. * Prioritizes requests and commits to reasonable production and/or provisioning lead‐time. * Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects with high degree of accuracy and speed. * Manages customer portals, including downloading purchase orders, updating purchase order status, and expedite requests * Set priorities and procedures for accomplishing work. * May be required to delegate portions to others or help and support to others. * Collect data, conduct research, and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects. * Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met. * Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner. * Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing. * Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature. * Process bookings, change requests, cancellations, and refunds * Ensure compliance with company policy * Contribute to continuous improvement: suggest process improvements Education and Experience: * 3+ years of increasing in complexity of administrative duties related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities * High School diploma / GED or education certificate in applicable functional area preferred. * Order entry experience with follow-up with customer and customer interaction * Experience in MSS, SAP and Sales Force a PLUS * Some experience working in the manufacture industry is preferred Skills and Knowledge: * SAP knowledge is preferred. * Ability to accurately type 55 wpm, where applicable. * Personal computer skills required. * Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and/or terminology in functional area. * Proficient with Microsoft Suite software. * Effective verbal, written and interpersonal communication skills. * Ability to work effectively with others and be a participative team player. * Ability to navigate customer portals, retrieving orders, updating portals with promise dates, and managing portal backlog accuracy, including delivery dates, quantities, and price. * Excellent Microsoft Excel skills, including Formula, Vlookup, and pivot table. * Detailed orientated and process driven. * Flexible on time - Able to work on Weekend and Holiday if needed - Able to work overtime if needed * Team player If you are interested in this role, please apply via the apply now link provided. Our overriding goal is to provide quality staffing solutions that help people, organizations, and communities succeed. Belcan is a leading provider of qualified personnel to many of the world's most respected enterprises. We offer excellent opportunities for contract, temporary, temp-to-hire, and direct assignments. We are the employer of choice for thousands worldwide. For more information, please visit our website at Belcan.com Belcan is an equal opportunity employer. Your application and candidacy will not be considered based on race, color, sex, religion, creed, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, genetic information, pregnancy, veteran status or any other characteristic protected by federal, state or local laws. Puesto: Especialista en Gestión de Pedidos Salario: $21 /hora DoE Ubicación: Miami, FL Código de área: 305, 786 Código postal: 33178 Fecha de inicio: Inmediata Turno: 1.er turno, 7:00 a. m. - 4:00 p. m. Palabras clave: #GestiónDePedidos #EmpleosEnMiami Beneficios: * Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, Cuentas de Gastos Flexibles, Seguro Dental y de la Vista * Plan 401k * Capacitación en el trabajo/capacitación cruzada * Seguro de vida, seguro por discapacidad y seguro de vida voluntario para familiares disponible. * Seguro de accidentes y enfermedades graves opcional. * Evaluaciones de desempeño programadas * Programa de referencias Descripción del puesto: Con mínima supervisión, responsable de procesar todas las órdenes de compra. Habilidades interpersonales efectivas, tanto verbales como escritas; versátil para interactuar en todos los niveles de la organización. Responsabilidades: * Siguiendo los procedimientos establecidos, realizar diversas responsabilidades administrativas de la oficina administrativa. * Administra y procesa las órdenes de compra de los clientes revisando las instrucciones de los Administradores de Servicio al Cliente para adaptar los requisitos del producto a los términos y condiciones vigentes de las órdenes de compra o los contratos de mantenimiento. * Establece y mantiene relaciones con los equipos de atención al cliente mediante una atención cortés y eficiente a sus solicitudes. * Mantiene una comunicación regular con los equipos de atención al cliente y responde a las incidencias externas de servicio al cliente. * Prepara y envía correspondencia en respuesta a las solicitudes de los clientes. * Mantiene un nivel adecuado de confidencialidad en relación con los asuntos del cliente y de la empresa. * Genera y procesa cotizaciones estándar de repuestos de manera oportuna y se coordina con el equipo de estimación de precios. * Revisa los precios para garantizar su razonabilidad y presenta cotizaciones/propuestas para su revisión por parte del cliente. * Se coordina con diversas funciones de la empresa (por ejemplo, Administradores de Servicio al Cliente, calidad, envíos/recepción, contabilidad, Gerentes de Cuentas, planificación y personal de taller) en relación con las incidencias de los clientes. * Prioriza las solicitudes y se compromete a un plazo de producción y/o aprovisionamiento razonable. * Introducir y manipular datos en hojas de cálculo, bases de datos o programas de gestión de archivos, y realizar una amplia gama de proyectos de mecanografía con gran precisión y rapidez. * Gestionar portales de clientes, incluyendo la descarga de órdenes de compra, la actualización del estado de las mismas y la agilización de solicitudes. * Establecer prioridades y procedimientos para la realización del trabajo. * Podría ser necesario delegar partes del trabajo a otros o brindarles ayuda y soporte. * Recopilar datos, realizar investigaciones y compilar información utilizando diversos cálculos matemáticos para una amplia gama de informes y proyectos. * Realizar consultas sobre problemas específicos, como retrasos, para garantizar el cumplimiento de los objetivos. * Comunicar situaciones potencialmente negativas a la gerencia de forma constructiva. * Leer el correo, destacar acciones o elementos importantes, adjuntar archivos o información relevante antes de distribuirlos. * Procesar reservas, solicitudes de cambio, cancelaciones y reembolsos * Asegurar el cumplimiento de la política de la empresa * Contribuir a la mejora continua: sugerir mejoras en los procesos Educación y experiencia: * Más de 3 años de experiencia en tareas administrativas de oficina, con aumento de complejidad, o capacidad demostrada para desempeñar las responsabilidades descritas * Se prefiere diploma de bachillerato/GED o certificado de estudios en el área funcional correspondiente. * Experiencia en entrada de pedidos con seguimiento de clientes e interacción con ellos * Experiencia en MSS, SAP y Sales Force (un plus) * Se prefiere algo de experiencia en el sector manufacturero Habilidades y conocimientos: * Se prefiere conocimiento de SAP. * Capacidad para escribir con precisión 55 palabras por minuto, cuando corresponda. * Se requieren conocimientos de informática. * Amplio conocimiento de equipos de oficina, procedimientos administrativos y/o terminología del área funcional. * Dominio del software Microsoft Suite. * Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal. * Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un miembro participativo del equipo. * Capacidad para navegar por portales de clientes, recuperar pedidos, actualizar portales con fechas prometidas y gestionar la precisión de la cartera de pedidos, incluyendo fechas de entrega, cantidades y precios. * Excelentes habilidades en Microsoft Excel, incluyendo fórmulas, Vlookup y tablas dinámicas. * Orientado al detalle y orientado a procesos. * Flexibilidad horaria. - Disponibilidad para trabajar fines de semana y festivos si es necesario. - Disponibilidad para trabajar horas extras si es necesario. * Trabajo en equipo. Si le interesa este puesto, postúlese a través del enlace "Solicitar ahora". Nuestro objetivo principal es brindar soluciones de dotación de personal de calidad que ayuden a las personas, las organizaciones y las comunidades a alcanzar el éxito. Belcan es un proveedor líder de personal calificado para muchas de las empresas más prestigiosas del mundo. Ofrecemos excelentes oportunidades para contratos, empleos temporales, de temporal a permanente y asignaciones directas. Somos el empleador predilecto de miles de personas en todo el mundo. Para más información, visite nuestro sitio web: Belcan.com. Belcan ofrece igualdad de oportunidades. Su solicitud y candidatura no se considerarán por motivos de raza, color, sexo, religión, credo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, discapacidad, información genética, embarazo, condición de veterano ni ninguna otra característica protegida por las leyes federales, estatales o locales. Location: Miami , FL Minimum Experience (yrs): Required Education: Not Specified Salary: 21.00 /hour Benefits: Return to search results Email this job to a friend (emailjobs.asp?jo_num=360243) If you have previously registered with us, pleaseLog in (memberlogin.asp) to apply for this position. *Logged in members may also add jobs to their job cart