Requisition ID: req59062 Job Title: Manager Supply Chain Sector: Supply Chain Employment Category: Fixed Term Employment Type: Full-Time Open to Expatriates: No Location: Commune Urbaine de Niamey, Niger Work Arrangement:In-person Job Description Sous la supervision directe du Coordinateur Supply Chain, le ou la Supply Chain Manager aura pour tâches : Généralités : + Encadrement, gestion, de l’équipe de la chaine d’approvisionnement (Officier Procurement, Warehouse/Asset et Fleet + Organiser, structurer et former le personnel sous sa responsabilité ainsi qu’à l’évaluation continue des performances de chaque membre de l’équipe. + S’assurer que la séparation des taches préconisée par IRC est respectée. + S’assurer de la mise en place des Procédures Standards Opérationnelles et les faire respecter. + Faire des One to One régulier avec les supervisés du Procurement Manager adjoint, Warehouse/asset Officer et Fleet Officer Activités de la chaîne d'approvisionnement : Il /elle devra ; + Se familiariser avec les Procédures Standards Opérationnelles de la chaîne d'approvisionnement de IRC et de se conformer aux règles et procédures y énoncées + Veiller à ce que tous les approvisionnements soient conformes aux procédures et règles de IRC. + S’assurer que les performances de l’ensemble de la chaîne d'approvisionnement soient satisfaisantes et contribuent efficacement à la mise en œuvre du programme dans son ensemble avec un accent particulier sur l’impartialité, l’intégrité, la célérité et la qualité. + Produire et soumettre à temps différents rapports requis en y mettant les soins et la qualité. + Conduire l’analyse des données du Power BI sur une base mensuelle. + S’assurer que la situation hebdomadaire des achats est partagée chaque vendredi par le procurement officier et des attentes vis-à-vis des programmes + Faire l’évaluation à mi-parcours et annuelle des staffs sous sa supervision Les achats de biens et services : + Veiller à ce que les achats de biens et services soient effectués conformément aux procédures de l’IRC, en veillant à la qualité et au juste prix du marché. + Accompagner l’équipe a la mise en place des contrats cadres en collaboration avec la Manager Passation de marche en respectant les procédures IRC en vigueur. + S’assurer de la mise en place des Item Forecast et les Master Procurement Plans. + S’assurer que les dossiers de paiements des fournisseurs soient soumis à la finance dans les délais et faire le suivi avec la finance. + Mouvements et transport : Transport + S’assurer de la bonne gestion et à la sécurité des engins (Véhicules, motos et générateurs) + S’assurer à ce que les services de transport soient rentables et fiables. + S’assurer à la bonne gestion de la consommation de carburant + Faire un contrôle inopiné sur la consommation du carburant et autres pièces liées aux véhicules + Produire un rapport mensuel de justification de carburant + Produire un rapport mensuel de maintenance et de réparation des véhicules, motos et générateurs. + S’assurer à ce que tous les documents administratifs des véhicules soient à jour. + S’assurer que les véhicules de location respectent les exigences de la qualité. + S’assurer à ce que tout véhicule loué fasse l’objet d’une inspection technique avant son utilisation par l’IRC + Veiller à ce que les entreprises de location fournissent des documents attestant qu’elles sont les propriétaires des véhicules mis à disposition + Veiller à ce que le Fleet Officer fasse une affectation équitable pour une utilisation rationnelle des véhicules + Suivre scrupuleusement la consommation du carburant, la qualité, fiabilité et maintenance des véhicules. + Veiller à ce que les conducteurs et utilisateurs des véhicules respectent des protocoles en matière de transport et de mouvements préconisés par IRC. + Optimiser les coûts d’entretiens et de réparations du charroi automobile et des générateurs. Gestion de Stock et équipements : Assets (Actifs) IRC: + Mise en œuvre des politiques sur les actifs de l’IRC + Veiller à la bonne gestion des actifs et des matériels de propriété par le responsable en charge + Produire un rapport d’analyse mensuel des actifs fonctionnel et non-fonctionnel + Produire un rapport de fin d'année fiscale + Veiller à ce qu’un rapport de fin de subvention soit produit automatiquement a la fin de chaque Grant + Faire un contrôle inopiné sur les actifs chaque mois + Veiller à ce que la Maintenance et suivi des mouvements des actifs soient faits régulièrement. + Produire la liste des actifs hors-service et superviser le processus de cession des équipements et propriétés de l’IRC Stock + Veiller à la bonne tenue de l’inventaire du stock. + S’assurer de la mise à jour quotidienne des bin cards, les fiches de stock et registre de stock au moment des sorties et des entrées des matériels est faite par le/la gestionnaire. + Faire des contrôles inopinés Warehouse une fois dans le mois + S’assurer qu’un inventaire est fait à la fin de chaque subvention. + S’assurer de la mise à jour des documents de suivi tels que : + La liste des personnes autorisées à signer la sortie des matériels en stock + La liste des personnes autorisée à participer à la réception du matériel programme + Le personnel SC autorisé à réceptionner du matériel qui arrive au magasin. + S’assurer que le rapport d’inventaire est partagé au programme a deux mois de la fin de chaque subvention. + Veiller à ce que les procédures et documentation de stockage et déstockage soient scrupuleusement respectées. + Faire un suivi des équipements avec un accent sur la conformité des procédures et de la documentation + Veiller à ce que l’état de stock (Non-stock et stock) soit partage + Veiller à collecter les plans et preuves de distributions auprès des programmes + Veiller à ce que l’inventaire tournant soit fait tous les trimestres et soumettre les rapports au Coordinateur de la Chaine d’Approvisionnement. + Veiller à ce que le décompte de stock soit fait deux mois avant la fin du Grant Gestion Intégra + Faire une extraction des demandes d’achat en ligne et analyser le niveau d’exécution + Initier des tickets pour des cas de réclamation et soumettre à l’équipe technique + Faire la demande de création de vendor s’assurer que la documentation est au complet + Extraire la liste de stock et analyser les différents statuts et identifier les anomalies + Créer les mouvements des journaux de décompte (Cycle Count, fin subvention et fin d’année fiscale + Extraire la liste des immobilisations et faire une analyse + Veiller à ce que la mise à jour de la liste des immobilisations soit faite en ligne (en cas de mouvement de l’asset) + Extraire la liste des fournisseurs pour anticiper sur les ATC + Veiller a ce que tous les documents d’achats soient joints sur le bon de commande avant son approbation Divers + Promouvoir un esprit d'équipe au sein de la chaine d’approvisionnement et concourir à avoir une atmosphère de coopération, de complémentarité, entraide de soutien mutuel pour l’ensemble des départements et secteurs de IRC Cameroun. + Mener à bien toutes les fonctions de façon responsable et d'agir de façon professionnelle en tout temps. + Représenter IRC à différents niveaux auprès de partenaires. Sur les questions relatives à la chaine de l’approvisionnement General + S’engage à respecter l’IRC Way (Déontologie IRC). + S’engage à s’assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail. + Est disponible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par l’IRC. + Produire les rapports des activités programmatiques à la fin du mois. Autres fonctions + Assurer que toutes les activités seront mises en place en accordance avec les politiques opérationnelles de l’IRC. + Autres tâches additionnelles affectées par le superviseur. Qualifications + Être de nationalité nigérienne + Diplôme universitaire, en logistique, gestion, sciences sociales ou toute autre qualification ou expérience équivalentes ; + Au moins 3 ans d'expérience à un poste de gestionnaire ou d’encadrement similaire + Solides compétences en gestion, y compris l’élaboration, l’évaluation, la planification, le suivi de budget et d’actifs. + Avoir une connaissance de l’outil informatique et des logiciels courant Word, Excel, PowerPoint... + Aptitude avérée pour gérer, diriger, motiver et former le personnel + Avoir une excellente qualité relationnelle, capacité à travailler de manière organisée et indépendante. + Avoir un degré très élevé de probité et d’intégrité. + Bonnes compétences organisationnelles, en communication et relations interpersonnelles, + Bonne disposition et compétences pour la rédaction de rapports. + Bonne connaissance de la province de l’extrême nord et des langues locales. + Aptitude démontrée à travailler et à gérer une équipe multi- culturelle + Expérience de travail avec une ONG internationale humanitaire sera un avantage