Requisition ID: req59166 Job Title: Gift and Donor Operations Officer Sector: Fundraising Employment Category: Regular Employment Type: Full-Time Compensation: SEK 0.00 - 0.00 Annually Open to Expatriates: Not Applicable Location: Stockholm, Sweden Work Arrangement: Är du vår nästa engagerade kollega med fokus på gåvoadministration och givarservice? Vill du arbeta operativt med gåvohantering i en detaljfokuserad och central roll där du säkerställer att insamlade gåvor registreras korrekt? Gillar du att arbeta i system, göra avstämningar och hitta lösningar när något inte stämmer? Då kan det här vara en roll för dig! Du blir en del av ett internationellt team med fokus på gåvohantering och fungerar som stöd till vår givarservicefunktion vid behov. International Rescue Committee (RESCUE) grundades 1933 på initiativ av Albert Einstein och är idag en ledande internationell humanitär organisation med verksamhet i över 40 länder. RESCUE Sverige etablerades 2019 och har sedan dess haft ett tydligt uppdrag: att öka kunskapen i Sverige om humanitära kriser och samla in medel till vårt livsviktiga arbete. Vårt kontor ligger i Hammarbybacken, Stockholm, där vi idag är cirka 20 medarbetare. Vi söker nu en kollega som arbetar med gåvohantering och är en del av vårt internationella gåvohanteringsteam och vid behov fungerar som stöd till vår givarservice. Är det kanske du? Rollen Cirka 75 % av din tid fokuserar på gåvohantering. Du ansvarar för hela processen av gåvoregistrering i vårt CRM-system (Salesforce), skapar och underhåller korrekta givarregister; arbetar med filimport/export samt utför kvalitetskontroll, säkerställer dataintegritet och underhåller utvecklingen av avdelningens rutiner och processer. Du arbetar nära vårt globala team med förbättringar av arbetsflöden och tekniska lösningar. Ungefär 25 % av din tid fungerar du som backup till vår givarservice, där du hjälper till att besvara inkommande frågor från givare via e-post och sociala medier. Du samarbetar med ansvarig för givarservice för att säkerställa att givare får ett vänligt, korrekt och professionellt bemötande. Även om rollen till stor del är operativ ser vi gärna att du är nyfiken på att bidra till utveckling – exempelvis genom att föreslå förbättringar i våra system och arbetssätt eller identifiera möjligheter till ökad effektivitet. Exempel på arbetsuppgifter inom gåvoregistrering: • Ansvara för registrering och administration av gåvor i vårt CRM-system (Salesforce). • Säkerställa att dataimporter/överföringar sker korrekt och i tid. • Genomföra kvalitetskontroller och säkerställa dataintegritet i systemet. • Ta fram rapporter, och säkerställa avstämningar och ta fram underlag för finansiell rapportering. • Effektivisera processer och arbetsflöden i Sverige, och tillsammans med globala kollegor utveckla våra gemensamma delar. Exempel på arbetsuppgifter inom givarservice: • Stötta i arbete med e-postinkorg för givarfrågor vid behov. • Hjälpa till att moderera kommentarer i sociala medier. • Bidra till utskick och annan kommunikation relaterad till gåvor. Vi söker dig som: • Har erfarenhet av CRM-system (gärna Salesforce) och hantering av kunddata. • Stark datorvana med särskild skicklighet i MS Word och Excel. • Har god kommunikationsförmåga, både muntligt och skriftligt, på svenska och engelska. • Är strukturerad, noggrann och har öga för detaljer. • Har god förmåga att samarbeta med kollegor i ett internationellt team. • Kan identifiera förbättringsområden och lösa problem kreativt. • Har förmågan att arbeta självständigt och planera ditt arbete effektivt. Meriterande: • Tidigare erfarenhet av gåvohantering, insamling eller arbete i ideell sektor. • Erfarenhet av analys och GDPR-hantering. • Intresse för utveckling och effektivisering av system och processer. Du hittar den fullständiga befattningsbeskrivningen på engelska nedan. Vi erbjuder dig Ett meningsfullt arbete i en ambitiös internationell miljö där du, tillsammans med ett engagerat team och kollegor över hela världen arbetar för att göra skillnad för människor drabbade av konflikter och katastrofer. RESCUE värdesätter mångfald hos våra medarbetare och ser värdet av samarbete mellan individer som kommer från olika bakgrunder, kompetenser och perspektiv. Vi strävar efter att vara en mångkulturell organisation och arbetar aktivt med likabehandling, mångfald och att skapa en socialt hållbar organisation för alla våra medarbetare. RESCUE Sverige har kollektivavtal och alla anställda omfattas av kollektivavtalade försäkringar och pensioner. För att arbeta hos oss behöver du stå bakom RESCUEs arbete och värderingar. Plats: Hammarbybacken, Stockholm, med möjlighet att arbeta remote några dagar i veckan. Startdatum: Så snart som möjligt enligt överenskommelse Anställningsform: Tillsvidareanställning, Heltid Intresserad? Skicka din ansökan på engelska via länken nedan. Bifoga CV och ett kort personligt brev där du motiverar varför du söker tjänsten. Sista ansökningsdagen är 5 september. Vi intervjuar löpande och tjänsten kan tillsättas innan sista ansökningsdag – vänta därför inte med att söka! Frågor? Kontakta Mia Villarreal Arvidsson, chef givarservice och CRM, mia.villarreal@rescue.org IRC Sweden is hiring a person for our Global Donation Operations (GDO) team and Donor Service Team, with an estimated 75/25 split between gift processing and donor services. While the role is focused on day-to-day operations, we welcome candidates who have a strategic outlook and are eager to contribute to process improvements and long-term development within donation operations. The Purpose of the Role Global Donation Operations – Primary Focus (75%) In this role, the officer will be an integral part of GDO efforts, ensuring accurate and timely handling of donation data. Key responsibilities include overseeing the end-to-end gift processing workflow, maintaining clean and up-to-date donor records in the CRM system, managing data imports and exports and ensuring data integrity through regular quality control checks. The officer will also work with GDO team to contribute to the development and maintenance of departmental protocols and seek opportunities to improve efficiency and automation across systems and processes. Donor Service – Secondary Focus (25%) The officer will serve as a backup for the Donor Service officer, stepping in to manage donors and public inquiries via email and social media when needed. In this capacity, the officer is expected to uphold a first-class supporter experience across all communication channels and donor segments. Additional responsibilities may include assisting the Mass Markets team in the execution of marketing activities and campaigns. Key Responsibilities Gift Processing • Oversee administrative handling and registration of gifts, ensuring accurate and timely entry into the CRM system • Continuously improving registration processes in collaboration with the Global Data Operations (GDO) team • Monitor and maintain automated and manual data uploads, ensuring high data integrity and adherence to internal protocols • Import and reconcile monthly sustainer (recurring donor) payments • Manage financial coding and income reconciliation, providing accurate weekly and monthly reports to Finance • Maintain a clean, accurate CRM database by resolving duplicate donor records and overseeing GDPR anonymization processes • Handle updates to donor information, including changes to monthly gifts and cancellations • Conduct daily quality control and data validation to ensure accuracy in financial and donor reporting • Collaborate with international teams to ensure consistency and correctness in market-level data allocations • Develop and maintain protocols and documentation to support seamless data transfer, storage, and retrieval • Identify opportunities to streamline and automate workflows for greater efficiency and scalability Donor Services Backup and support to donor service department. • Supports the donor service email inbox as needed. • Support with moderating comments on social media channels. • Possible other donor service-related tasks e.g. send out gift cards. Cross-Team Collaboration & Development • Support onboarding and knowledge sharing for new systems or suppliers from a gift processing perspective. • Provide feedback on processes to improve efficiency regarding gift processing PERSON SPECIFICATION Skills & Qualifications • CRM experience, ideally Salesforce. • Strong computer skills with Microsoft Office (Excel and Word essential). • Excellent written and spoken communication in both Swedish and English. • High attention to detail and accuracy. • Strong interpersonal abilities with a collaborative spirit and the confidence to liaise effectively with colleagues, stakeholders, and external partners. • Demonstrated ability to plan strategically, adapt to changing priorities, identify opportunities for improvement, and approach challenges with creative solutions. • Outstanding organizational skills with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced, detail-oriented environment. • Ability to manage tasks effectively and independently. • Able to handle sensitive data ethically and comply with GDPR. • Demonstrated skills for analysing and interpreting data and systems (preferred). Experience • Has experience with CRM systems and customer data management or equivalent • Experience in income reconciliation, fundraising, or nonprofit operations (preferred) • Previous involvement with data governance is a plus • Previous experience in donor service is a plus • Familiarity with the humanitarian or nonprofit sector is an advantage (preferred) Additional Requirements • Candidates must support RESCUE’s mission and values • Legal right to work in Sweden is required REPORTS TO: This position reports to the Director, Fundraising Operations and the Head of Donor Service and CRM, Sweden. You’ll collaborate closely with IRC Sweden colleagues in Fundraising and Finance. #LI-7