JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people  and empowering them to  thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

JLL recherche un(e) Gestionnaire, Services opérationnels pour un poste stratégique axé sur l'analyse de données et la résolution de problèmes complexes. Ce professionnel accompagne l'équipe de gestion immobilière dans l'optimisation des services et opérations, identifie proactivement toute anomalie et met en œuvre les actions correctives appropriées pour répondre aux préoccupations des parties prenantes de manière rapide et professionnelle. Il développe et entretient des relations de confiance avec les partenaires internes et externes, et agit comme interlocuteur privilégié entre les départements, clients et locataires concernant les projets, la maintenance, les réparations, les événements et la gestion des urgences. Son objectif principal consiste à optimiser les processus opérationnels, la gestion budgétaire et le suivi contractuel, tout en garantissant le respect de la conformité réglementaire.

CE QUE VOUS FEREZ

Gérer, optimiser et améliorer le système d’appels de services (PRISM / Building Engine);

Assurer la répartition et l'exécution adéquate des billets en cours, les activités de maintenance et les projets;

Gérer le site SharePoint de l'équipe d’Exploitation, incluant mais sans s’y limiter les projets, l’entretien, les incidents et la documentation réglementaire/législative;

Documenter les activités et interventions sur site ainsi que l’attribution de personnel technique, non limité aux activations Marketing et de Location Spécialisée;

Collecter et analyser les données appropriées pour soutenir les décisions d'affaires;

Supporter les gestionnaires au développement et mise en œuvre des procédures et processus départementaux;

Soutenir l'équipe administrative avec la préparation et l'optimisation des budgets OPEX et CAPEX et les révisions trimestrielles;

Répondre aux appels d'urgence et prendre des mesures correctives efficaces;

S’assurer de la conformité de la facturation aux locataires;

Projets et aménagement des locataires

Soutenir le Gestionnaire avec la documentation et préparation du plan Capex 10 ans de la propriété;

Assister le Gestionnaire avec des tâches administratives de certains projets CAPEX spécifiques ;

Soutenir les gestionnaires de projets (PDS) et d'aménagement locataires (Tenant Services) et agir comme agent de liaison lors des visites de chantiers et les besoins techniques ;

S’assurer que les exigences législatives et la sécurité des locataires/clients sont respectées lors de l’exécution des travaux;

Gérer les refacturations et pénalités des fournisseurs de services et entrepreneurs ;

Gestion contractuelle

Soutenir les superviseurs en implantant des outils de suivi contractuels ;

Collecter et analyser les données fournies par les superviseurs, s'assurer que les niveaux de service sont respectés et recommander des changements ou optimisations;

Assurer la conformité des fournisseurs avec les protocoles de sécurité et de sûreté en vigueur;

Réviser les coûts d‘entretien et exercer un contrôle budgétaire;

Appuyer les équipes d’approvisionnement avec les appels d’offres;

Gestion d’équipe

Établir et maintenir une communication efficace et efficiente avec les employés sous sa responsabilité dans l’optique d’offrir des services optimaux aux immeubles;

Superviser, encadrer, évaluer la performance et assurer le développement des membres de son équipe (ex. Coordonnatrice, Exploitation et projets);

CE QUE NOUS RECHERCHONS

Baccalauréat, gestion des installations ou de la construction;

Au moins sept (7) années d'expérience pertinente dans des rôles similaires en gestion immobilière commerciale;

Connaissance des pratiques actuelles dans l'industrie de la construction du Québec;

Capacité d'interpréter les plans, devis et spécifications techniques;

Maîtrise des logiciels de gestion des installations, ainsi que de la suite Office;

Posséder une carte ASP valide;

Maîtrise de la langue française, à l'écrit comme à l'oral;

Capacité d'analyser des problèmes techniques complexes et de penser de manière créative;

Analyser et interpréter des données complexes;

Faire preuve de professionnalisme et de souci du détail;

Compétences en planification, gestion des priorités;

CE QU'IL Y A POUR VOUS

Joignez-vous à un chef de file du secteur et façonnez l’avenir de l’immobilier commercial

Des investissements massifs dans les technologies de pointe afin d’optimiser votre travail

Un régime d’avantages sociaux complet et concurrentiel

Un milieu de travail stimulant, conçu pour votre croissance et votre bien-être

*Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)

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JLL is seeking a Manager, Operational Services for a strategic position focused on data analysis and complex problem-solving. This professional supports the property management team in optimizing services and operations, proactively identifies any irregularities and implements appropriate corrective actions to address stakeholder concerns in a timely and professional manner. They develop and maintain trusted relationships with internal and external partners, and serve as the primary point of contact between departments, clients and tenants regarding projects, maintenance, repairs, events and emergency management. Their main objective is to optimize operational processes, budget management and contract oversight, while ensuring regulatory compliance.

WHAT YOU’LL BE DOING

Manage, optimize and improve the service call system (PRISM / Building Engine);

Ensure proper distribution and execution of ongoing tickets, maintenance activities and projects;

Manage the Operations team SharePoint site, including but not limited to projects, maintenance, incidents and regulatory/legislative documentation;

Document on-site activities and interventions as well as technical staff allocation, not limited to Marketing and Specialized Leasing activations;

Collect and analyze appropriate data to support business decisions;

Support managers in developing and implementing departmental procedures and processes;

Support the administrative team with preparation and optimization of OPEX and CAPEX budgets and quarterly reviews;

Respond to emergency calls and take effective corrective measures;

Ensure compliance of tenant chargebacks;

Tenants projects and fit-out

Support the Senior Manager  with documentation and preparation of the property's 10-year Capex plan;

Assist the Senior Manager with administrative tasks for specific CAPEX projects;

Support other Project Managers (PDS) and Tenant Service Coordinators, and act as on-site liaison for visits and technical needs;

Ensure that legislative requirements and tenant/client safety are respected during worksite execution;

Manage chargebacks and penalties for service providers and contractors;

Contract Management

Support on-site supervisors in implementing contract monitoring tools;

Collect and analyze data provided by on-site supervisors, ensure service levels are met and recommend changes or optimizations;

Ensure supplier compliance with current safety and security protocols;

Review maintenance costs and exercise budgetary control;

Support procurement teams with tender processes;

Team Management

Establish and maintain effective and efficient communication with employees under their responsibility with the goal of providing optimal services to buildings;

Supervise, coach, evaluate performance and ensure development of team members (e.g., Coordinator, Operations and Projects);

WHAT WE’RE LOOKING FOR

Bachelor's degree in facilities management or construction.

At least seven (7) years of relevant experience in similar roles in commercial real estate management;

Knowledge of current practices in Quebec's construction industry;

Ability to interpret plans, specifications and technical drawings;

Proficiency in facilities management software as well as Office suite;

Must hold a valid ASP card;

Mastery of French language, both written and oral;

Ability to analyze complex technical problems and think creatively;

Analyze and interpret complex data;

Demonstrate professionalism and attention to detail;

Skills in planning and priority management.

WHAT’S IN IT FOR YOU

Join an industry leader and shape the future of commercial real estate 

Deep investment in cutting-edge technology to power your work 

Comprehensive and competitive benefits plan 

A supportive, caring and diverse work environment designed for your growth and well-being

*Oral and/or written interactions with tenants or external partners based outside Quebec (for example, service providers, law firms, peers, bankers, brokerage firms, credit analysis firms, credit agencies, non-French-speaking clients, etc.)

Location:

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

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