JLL empowers you to shape a brighter way.
Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.
For a prestigious Life Sciences client, we are seeking a Facilities Operations Coordinator to join our dynamic team in the Southern EMEA region. This position offers a unique opportunity to shape operational excellence in cutting-edge pharmaceutical and biotechnology facilities, where precision, compliance, and innovation drive success in life-changing healthcare solutions.
MAIN RESPONSIBILITIES
Performance Monitoring & Analytics • Monitor KPIs at regional and country levels to ensure service excellence across all locations • Track Planned Preventative Maintenance delivery and compliance rates, identifying improvement opportunities • Generate comprehensive forecasts and budget planning reports supporting strategic decision-making • Conduct quarterly risk reviews and proactively address deficiencies through systematic analysis • Create detailed trend and action reports facilitating data-driven performance improvements
Compliance & Quality Assurance • Oversee Annual Audits & Inspections with timely corrective action closure maintaining regulatory standards • Monitor consolidated compliance programs (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella) across all facilities • Ensure high-priority compliance standards are consistently met for key clients • Monitor contractual compliance status and coordinate corrective action implementation • Verify KPI and SLA achievement against established benchmarks
Operations Coordination • Monitor reactive service requests across all priority levels, ensuring timely resolution • Coordinate maintenance planning and execution per contract requirements and specifications • Manage service request workflows and escalations optimizing response times • Oversee contract-based maintenance schedule integration across multiple systems • Ensure MSA requirement delivery and adherence to service level agreements
Data Management & System Integrity • Ensure comprehensive data population for assets and contracts across all managed properties • Manage data accuracy for work orders and preventive maintenance scheduling • Maintain system integrity supporting accurate reporting and decision-making processes • Track energy and sustainability plan implementation progress and outcomes
Strategic Collaboration & Improvement • Collaborate with Regional Leadership and Country Teams on operational excellence initiatives • Develop and implement improvement programs based on performance analysis • Build strong relationships with regional service partners and stakeholders • Work closely with Performance Managers across regions sharing best practices • Partner with Regional Directors and FM teams on operational optimization projects • Propose global system and process improvements enhancing service delivery • Support cross-functional performance targets and organizational objectives
REQUIRED QUALIFICATIONS
Professional Background • 3-5+ years progressive experience in facilities management, performance management, or operations • Proven track record in KPI monitoring and performance improvement initiatives • Experience managing large-scale service contracts and Master Service Agreements (MSAs) • Background in data analysis and compliance program management
Technical Skills • Proficiency with CAFM systems (Corrigo preferred) and performance management platforms • Experience with ARC Dashboard or similar compliance tracking systems • Advanced Microsoft Excel and data analysis capabilities • Knowledge of FM industry standards and regulatory compliance requirements • Asset management and preventive maintenance planning experience
Core Competencies • Strong analytical and problem-solving abilities with attention to detail • Excellence in data management and accuracy maintenance • Effective communication and presentation skills for diverse stakeholder audiences • Ability to work independently across multiple countries and time zones • Proactive approach to performance issue identification and resolution • Strong stakeholder relationship management and collaboration skills
Language Requirements • Fluent English and Italian (written and verbal)
WHAT WE OFFER • Career Growth: Clear advancement pathways with comprehensive professional development programs • Global Impact: Influence best practices across international markets for strategically important accounts • Cutting-Edge Technology: Exposure to innovative operational practices and technologies • Competitive Package: Performance-based incentives and comprehensive benefits • International Opportunities: Global mobility within a growing organization • Work-Life Balance: Flexible working arrangements supporting work-life integration • Dynamic Environment: Collaborative, innovative workplace with industry-leading resources
Location: Italy
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Per un prestigioso cliente nel settore Life Sciences, stiamo cercando un Facilities Operations Coordinator che si unisca al nostro team dinamico nella regione Southern EMEA. Questa posizione offre un'opportunità unica per plasmare l'eccellenza operativa in facilities all'avanguardia nel settore farmaceutico e biotecnologico, dove precisione, conformità e innovazione guidano il successo in soluzioni sanitarie che cambiano la vita.
RESPONSABILITÀ PRINCIPALI
Monitoraggio delle Performance e Analisi • Monitorare i KPI a livello regionale e nazionale per garantire l'eccellenza del servizio in tutte le località • Tracciare la consegna e la conformità della Manutenzione Preventiva Pianificata, identificando opportunità di miglioramento • Generare report completi di previsioni e pianificazione del budget per supportare le decisioni strategiche • Condurre revisioni trimestrali dei rischi e affrontare proattivamente le carenze attraverso analisi sistematiche • Creare report dettagliati di tendenze e azioni per facilitare miglioramenti delle performance basati sui dati
Conformità e Garanzia della Qualità • Supervisionare Audit Annuali e Ispezioni con chiusura tempestiva delle azioni correttive per mantenere gli standard normativi • Monitorare i programmi di conformità consolidati (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella) in tutte le strutture • Garantire che gli standard di conformità ad alta priorità siano costantemente rispettati per i clienti chiave • Monitorare lo stato di conformità contrattuale e coordinare l'implementazione delle azioni correttive • Verificare il raggiungimento di KPI e SLA rispetto ai benchmark stabiliti
Coordinamento Operativo • Monitorare le richieste di servizio reattive su tutti i livelli di priorità, garantendo una risoluzione tempestiva • Coordinare la pianificazione e l'esecuzione della manutenzione secondo i requisiti e le specifiche contrattuali • Gestire i flussi di lavoro delle richieste di servizio e le escalation per ottimizzare i tempi di risposta • Supervisionare l'integrazione dei programmi di manutenzione basati su contratto attraverso sistemi multipli • Garantire la consegna dei requisiti MSA e l'aderenza agli accordi sui livelli di servizio
Gestione Dati e Integrità del Sistema • Garantire la popolazione completa dei dati per asset e contratti in tutte le proprietà gestite • Gestire l'accuratezza dei dati per ordini di lavoro e programmazione della manutenzione preventiva • Mantenere l'integrità del sistema per supportare report accurati e processi decisionali • Tracciare l'implementazione del piano energetico e di sostenibilità, i progressi e i risultati
Collaborazione Strategica e Miglioramento • Collaborare con la Leadership Regionale e i Team Nazionali su iniziative di eccellenza operativa • Sviluppare e implementare programmi di miglioramento basati sull'analisi delle performance • Costruire forti relazioni con partner di servizio regionali e stakeholder • Lavorare a stretto contatto con Performance Manager di diverse regioni condividendo migliori pratiche • Collaborare con Direttori Regionali e team FM su progetti di ottimizzazione operativa • Proporre miglioramenti globali di sistemi e processi per migliorare la consegna del servizio • Supportare obiettivi di performance interfunzionali e organizzativi
QUALIFICHE RICHIESTE
Background Professionale • 3-5+ anni di esperienza progressiva in facility management, gestione delle performance o ruoli operativi • Track record comprovato nel monitoraggio KPI e iniziative di miglioramento delle performance • Esperienza nella gestione di contratti di servizio su larga scala e Master Service Agreement (MSA) • Background nell'analisi dati e gestione di programmi di conformità
Competenze Tecniche • Competenza con sistemi CAFM (preferibilmente Corrigo) e piattaforme di gestione delle performance • Esperienza con ARC Dashboard o sistemi simili di tracciamento e reporting della conformità • Competenza avanzata in Microsoft Excel e capacità di analisi dati • Conoscenza degli standard industriali FM e requisiti di conformità normativa • Esperienza in gestione asset e pianificazione della manutenzione preventiva
Competenze Fondamentali • Forti capacità analitiche e di problem-solving con attenzione ai dettagli • Eccellenza nella gestione e mantenimento dell'accuratezza dei dati • Efficaci competenze di comunicazione e presentazione per audience diverse di stakeholder • Capacità di lavorare autonomamente attraverso paesi e fusi orari multipli • Approccio proattivo all'identificazione e risoluzione di problemi di performance • Forti competenze di gestione delle relazioni con stakeholder e collaborazione
Requisiti Linguistici • Competenza fluente in inglese e italiano (scritto e verbale)
COSA OFFRIAMO • Crescita Professionale: Percorsi di avanzamento chiari con programmi completi di sviluppo professionale • Impatto Globale: Influenza sulle migliori pratiche attraverso mercati internazionali per account strategicamente importanti • Tecnologia All'Avanguardia: Esposizione a pratiche operative innovative e tecnologie • Pacchetto Competitivo: Incentivi basati sulle performance e benefit completi • Opportunità Internazionali: Mobilità globale all'interno di un'organizzazione in crescita • Work-Life Balance: Accordi di lavoro flessibili che supportano l'integrazione vita-lavoro • Ambiente Dinamico: Workplace collaborativo e innovativo con risorse leader nel settore
Location: Italy
Location:
Remote –Latina, ITA, ROME, ITAIf this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!
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