JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people  and empowering them to  thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

We are looking for a Facilities Coordinator to join our team.Responsibilities:Workplace ManagementProvides hospitality and support for guests, visitors, and employees at client locationResolves problems associated with all building services including janitorial, conference rooms, workstations as well as interior and exterior furnishings, fixtures and equipment, printers and meal/snack serviceAssists with the coordination and scheduling of maintenance activities locally and across multiple Sites in EMEA to ensure completion within the defined Service Level Agreement (SLA)Works with all internal departments such as IT, Security, Kitchen, Real Estate to ensure all work within the office is completed to a high standardTakes ownership for the CMMS systems to claim tickets and ensure all issues are completed within the defined Service Level Agreements (SLAs)Converts requests outside of CMMS systems (phone calls, text, email, etc.) into tickets that can be tracked and resolvedCompletes detailed inspections to discover all issues and assign ticketsEnsures that facilities are compliant with local building, health, safety, and fire codes and regulations, reports any issues immediately through the appropriate channelsCreates and implements site operational rules and standard operating proceduresIdentifies opportunities for improved operational standardsProactive in finding improvements and following through on a plan to completeCompletes short and long-term projects for the clientEnsures all work completed stays within the client's budgetIdentifies cost saving ideas on a monthly basisCoordinates special events in support of client or JLLHandles pick-up, drop-off, prepares postage/labelsSupports the client event team with coordinating JLL onsite vendors to set up eventsCoordinates with the relevant client teams to set up co-location spacesManages office supplies and reorders stock as requiredFinance ManagementAssists in financial processes to ensure that all financial management requirements are completed in a timely and accurate mannerSupports tracking all site relevant actual spends vs. budgetEnsures prompt and accurate management of purchase ordersRaises and receipts purchase orders in E1 or other systems as requiredHealth & Safety ManagementConducts regular audits to ensure safety procedures on site are in place and workingEnsures all records are kept up to date in relevant locationsEnsures H&S Roles and Responsibilities for the account are understood and in place on siteAssists in carrying out safety procedures when neededReports on JLL H&S platforms as requiredVendor and Supplier ManagementAssists in the management of all contractors on site to ensure they perform to the required standards (including inspection of vendors' works)Works with suppliers to develop a one team approach to managing the services and reports any issues to JLL managementAssists in the procurement of vendors and services as requiredAccount PerformanceDevelops and maintains strong and healthy relationships with the client and key stakeholdersEnsures client satisfaction with delivery of facility management services and provides a lead role in monitoring and increasing customer satisfactionCompletes all reports at their scheduled intervals (monthly, quarterly, annual) and provides analysis that contributes to continuous improvementAccomplishes Key Performance Indicators (KPIs) as identified by the Account LeadEnsures compliance with JLL minimum audit standardsUpdates facilities related information as requestedOther duties as assigned by the Account Lead / Real EstateIdentifies any innovations and best practices that can support the accountContributes to the JLL H&S standards and works within the agreed H&S roles and responsibilitiesClient Focus & Relationship ManagementDemonstrates proactive & professional approach to customer service and stakeholder engagementAbility to interact with a wide range of client staff, including senior levelsMaintains a customer service oriented attitudeEssential SkillsStrong customer service orientation with proven ability to deliver hospitality-level supportProblem-solving abilities to quickly address facility issues and escalate when appropriateExperience with CMMS (Computerized Maintenance Management Systems) or similar ticketing platformsOrganizational skills to prioritize and manage multiple tasks simultaneouslyAttention to detail when conducting inspections and documenting issuesKnowledge of basic facility operations and maintenance requirementsFinancial literacy to assist with budget tracking and purchase order managementUnderstanding of health and safety protocols and compliance requirementsExcellent communication skills in Italian and English (verbal and written) for effective stakeholder engagementProficiency with Microsoft Office Suite, particularly Excel and OutlookQualifications2+ years of experience in facilities management, customer service, or related fieldKnowledge of building systems and services (HVAC, electrical, etc.) preferredExperience managing vendor relationships and coordinating maintenance activitiesDemonstrated ability to work both independently and as part of a teamStrong time management skills and ability to meet deadlinesPersonal AttributesProactive self-starter who identifies improvements and implements solutionsAdaptable to changing priorities in a dynamic environmentClient-focused mindset with strong interpersonal skillsProfessional demeanor when interacting with all levels of stakeholdersDetail-oriented with excellent follow-through capabilitiesPositive attitude and willingness to support team membersPreferred ExperiencePrior experience in corporate office environmentsFamiliarity with facility management best practicesEvent coordination experienceUnderstanding of procurement processesBackground in hospitality or customer-facing roles------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Stiamo cercando una figura di Facilities Coordinator per unirsi al nostro team.

Responsabilità:Gestione degli Spazi di LavoroFornisce ospitalità e supporto a ospiti, visitatori/visitatrici e dipendenti presso la sede del clienteRisolve problematiche associate a tutti i servizi dell'edificio inclusi pulizie, sale conferenze, postazioni di lavoro, arredi interni ed esterni, attrezzature, stampanti e servizio pasti/snackAssiste nel coordinamento e programmazione delle attività di manutenzione localmente e in più sedi EMEA per garantire il completamento entro gli Accordi sui Livelli di Servizio (SLA) definitiCollabora con tutti i dipartimenti interni come IT, Sicurezza, Cucina, Real Estate per garantire che tutti i lavori in ufficio siano completati secondo standard elevatiSi assume la responsabilità dei sistemi CMMS per gestire i ticket e garantire che tutte le problematiche siano risolte entro gli SLA definitiConverte richieste esterne ai sistemi CMMS (telefonate, messaggi, email, ecc.) in ticket tracciabili e risolvibiliCompleta ispezioni dettagliate per identificare tutte le problematiche e assegnare ticketGarantisce che le strutture siano conformi ai codici e regolamenti locali per edifici, salute, sicurezza e antincendio, segnalando immediatamente eventuali problematiche attraverso i canali appropriatiCrea e implementa regole operative del sito e procedure operative standardIdentifica opportunità per migliorare gli standard operativiÈ proattivo/a nell'individuare miglioramenti e nel portare a termine i piani di completamentoCompleta progetti a breve e lungo termine per il clienteGarantisce che tutto il lavoro completato rimanga entro il budget del clienteIdentifica mensialmente idee per il risparmio dei costiCoordina eventi speciali a supporto del cliente o di JLLGestisce ritiri, consegne, preparazione di spedizioni/etichetteSupporta il team eventi del cliente coordinando i fornitori JLL in loco per l'allestimento eventiCoordina con i team clienti pertinenti per allestire spazi di co-locationGestisce forniture per ufficio e riordina scorte secondo necessitàGestione FinanziariaAssiste nei processi finanziari per garantire che tutti i requisiti di gestione finanziaria siano completati in modo tempestivo e accuratoSupporta il monitoraggio di tutte le spese effettive del sito rispetto al budgetGarantisce una gestione tempestiva e accurata degli ordini di acquistoEmette e riceve ordini di acquisto in E1 o altri sistemi secondo necessitàGestione Salute e SicurezzaConduce audit regolari per garantire che le procedure di sicurezza in loco siano implementate e funzionantiGarantisce che tutti i registri siano aggiornati nelle posizioni pertinentiGarantisce che i Ruoli e le Responsabilità H&S per l'account siano compresi e implementati in locoAssiste nell'esecuzione delle procedure di sicurezza quando necessarioRedige report sulle piattaforme H&S di JLL secondo necessitàGestione FornitoriAssiste nella gestione di tutti gli appaltatori in loco per garantire prestazioni secondo gli standard richiesti (inclusa l'ispezione dei lavori dei fornitori)Lavora con i fornitori per sviluppare un approccio di squadra unica nella gestione dei servizi e riporta eventuali problematiche alla direzione JLLAssiste nell'approvvigionamento di fornitori e servizi secondo necessitàPerformance dell'AccountSviluppa e mantiene relazioni solide e sane con il cliente e le parti interessate chiaveGarantisce la soddisfazione del cliente con la consegna dei servizi di facility management e fornisce un ruolo guida nel monitoraggio e nell'aumento della soddisfazione del clienteCompleta tutti i report negli intervalli programmati (mensili, trimestrali, annuali) e fornisce analisi che contribuiscono al miglioramento continuoRaggiunge gli Indicatori Chiave di Prestazione (KPI) identificati dal/dalla Responsabile AccountGarantisce la conformità agli standard minimi di audit JLLAggiorna le informazioni relative alle strutture su richiestaAltri compiti assegnati dal/dalla Responsabile Account / Real EstateIdentifica innovazioni e migliori pratiche che possono supportare l'accountContribuisce agli standard H&S di JLL e lavora entro i ruoli e le responsabilità H&S concordatiFocus Cliente e Gestione RelazioniDimostra un approccio proattivo e professionale al servizio clienti e al coinvolgimento delle parti interessateCapacità di interagire con un'ampia gamma di personale cliente, inclusi livelli seniorMantiene un atteggiamento orientato al servizio clientiCompetenze EssenzialiForte orientamento al servizio clienti con comprovata capacità di fornire supporto di livello hospitalityCapacità di problem-solving per affrontare rapidamente problematiche delle strutture ed escalare quando appropriatoEsperienza con CMMS (Sistemi di Gestione Manutenzione Computerizzata) o piattaforme di ticketing similiCompetenze organizzative per dare priorità e gestire più compiti simultaneamenteAttenzione al dettaglio durante ispezioni e documentazione delle problematicheConoscenza delle operazioni e requisiti di manutenzione di base delle struttureAlfabetizzazione finanziaria per assistere con il monitoraggio budget e la gestione ordini di acquistoComprensione dei protocolli di salute e sicurezza e requisiti di conformitàEccellenti competenze comunicative in italiano e inglese (verbali e scritte) per un coinvolgimento efficace delle parti interessateCompetenza con Microsoft Office Suite, in particolare Excel e OutlookQualifiche2+ anni di esperienza in facility management, servizio clienti o campo correlatoConoscenza dei sistemi e servizi degli edifici (HVAC, elettrico, ecc.) preferitaEsperienza nella gestione delle relazioni con i fornitori e coordinamento delle attività di manutenzioneCapacità dimostrata di lavorare sia indipendentemente che come parte di un teamForti competenze di gestione del tempo e capacità di rispettare le scadenzeAttributi PersonaliPersona proattiva e auto-motivata che identifica miglioramenti e implementa soluzioniAdattabile alle priorità che cambiano in un ambiente dinamicoMentalità focalizzata sul cliente con forti competenze interpersonaliComportamento professionale nell'interazione con tutti i livelli delle parti interessateOrientato/a ai dettagli con eccellenti capacità di follow-throughAtteggiamento positivo e disponibilità a supportare i membri del teamEsperienzaEsperienza precedente in ambienti di uffici aziendaliFamiliarità con le migliori pratiche di facility managementEsperienza di coordinamento eventiComprensione dei processi di approvvigionamentoBackground in hospitality o ruoli customer-facing

#LI-FT1

Location:

On-site –Milano, ITA

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

JLL Privacy Notice

Jones Lang LaSalle (JLL), together with its subsidiaries and affiliates, is a leading global provider of real estate and investment management services. We take our responsibility to protect the personal information provided to us seriously. Generally the personal information we collect from you are for the purposes of processing in connection with JLL’s recruitment process. We endeavour to keep your personal information secure with appropriate level of security and keep for as long as we need it for legitimate business or legal reasons. We will then delete it safely and securely.

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Jones Lang LaSalle (“JLL”) is an Equal Opportunity Employer and is committed to working with and providing reasonable accommodations to individuals with disabilities.  If you need a reasonable accommodation because of a disability for any part of the employment process – including the online application and/or overall selection process –  you may email us at accomodationrequest@am.jll.com. This email is only to request an accommodation. Please direct any other general recruiting inquiries to our Contact Us page > I want to work for JLL.