Criar, monitorizar e rever os contratos de aquisição e os catálogos do sistema Procure-to-Pay, formulários Web e outros materiais para permitir a aquisição eficaz e digital de bens e/ou serviços e a manutenção dos contratos.

Funções Essenciais

Elaboração de contratos logo que a Área de Sourcing o solicite de acordo com o SLA estabelecido e seu acompanhamento até à conclusão do processo.

Garantir que os contratos são assinados de acordo com a DoA (Delegação de Autoridade);

Preparar e gerir acordos de afiliação na respectiva plataforma, quando sugerido pelo Grupo ou solicitado pela Área de Sourcing, até à sua conclusão.

Preparar o pedido de serviços após termos o respetivo acordo de afiliação e acompanhar até à conclusão do processo.

Assegurar a manutenção dos ficheiros de controlo dos contratos em curso (através do Planner e CLM Coupa) e a sua partilha com as partes interessadas.

Arquivar os contratos concluídos (físicos e digitais) após garantir o envio e respectiva receção de 1 cópia do contrato pelo fornecedor, cujo documento assinado (guia de remessa) deve ser anexado ao contrato. Acompanhar este processo no planificador.

Entregar o contrato envolvendo a Unidade de Negócio, Área Financeira e a Área Jurídica e informar o fornecedor enquanto se aguarda o original. Acompanhar este processo no planificador.

Enviar para a Área Fiscal a listagem dos contratos em português assinados para selagem e efetuar as diligências necessárias para que os contratos sejam selados.

Entrega dos respectivos originais à Área Fiscal para selagem e controlo da respectiva devolução dos mesmos já selados (após uma semana solicitar devolução).

Assegurar o registo e manutenção dos contratos celebrados no Coupa e share point garantindo que os interessados serão notificados 90, 60 e 30 dias antes do termo de cada contrato.

Fornecer informação para os vários relatórios de Procurement de acordo com os SLAs definidos.

Interagir com a Equipa Informática responsável pela rede do Banco e garantir que ninguém fora do Procurement tem acesso à rede do Procurement (pastas de ficheiros), armazenando estas provas.

Manutenção regular de um ficheiro do OBI declarado anualmente pelos trabalhadores e sua partilha com a equipa de Aprovisionamento.

Responder dentro do prazo aos questionários enviados regularmente pelo Controlo Interno “CODAC”.

BCM (Gestão da Continuidade do Negócio)

O Risco envia anualmente uma lista de Fornecedores críticos para o Aprovisionamento, que por sua vez deve enviar o respetivo formulário a cada um dos fornecedores da lista para preenchimento. Informe-se se existem alterações a este procedimento tendo em conta o ARAVO.

Após resposta do fornecedor, agendar reunião com Risco e TI. Averiguar se existem alterações a este procedimento tendo em conta a ARAVO.

De acordo com a resposta do fornecedor, é necessário recolher provas. Verificar se existem alterações a este procedimento tendo em conta a ARAVO.

Por fim, é compilado e enviar as informações para o Risk para serem comunicadas. Verificar se existem alterações a este procedimento tendo em conta a ARAVO.

TPRM | ARAVO | NÃO-RESIDENTES

Assegurar que o primeiro passo do Procurement no processo TPRM (revisão SAP) é efectuado no Aravo sem atrasos (anteriormente, Know Your Supplier).

Na integração de fornecedores no SAP, garantir que todos os campos do ficheiro principal de todos os fornecedores são preenchidos e que não é efectuada qualquer integração no SAP sem que o processo esteja concluído na Aravo.

Assegurar que os fornecedores únicos existentes são encerrados e apenas abertos temporariamente para liquidar pagamentos. Assegurar que não são criados mais fornecedores e que tudo passa pelo Aravo.