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Employee Contract Type:

Local - Fixed Term Employee (Fixed Term)

Job Description:

Leadership stratégique en matière d'installations et d'administration (35 %)

Corporate Services and Administration Manager est chargé d'établir l'orientation et d'assurer le leadership sur les fonctions de gestion et d'administration des installations, y compris, mais sans s'y limiter, la gestion des actifs des 3 entités, la gestion de l'accueil et des visiteurs, la gestion des contrats de location et la gestion du budget dans le cadre des services corporatifs.

Fournir un soutien pratique pour s'assurer que les installations sont bien entretenues et que tous les problèmes liés aux baux des bureaux sont bien gérés.Renforcement de la mise en œuvre de la gestion consolidée des installations à usage de bureaux ;Faites attention aux détails et travaillez bien en partenariat avec d'autres parties prenantes, y compris le département REAM sous WVI.Soutenir les bureaux extérieurs de la région de l'Afrique de l'Ouest lors de tout projet de transition de bureau.

Promotion de la responsabilisation financière et de l'établissement de rapports (10 %)

Gestion budgétaire : Superviser le budget des services corporatifs et de l'administration et adhèrer aux meilleures pratiques de gérance conformément au budget annuel. Les performances par rapport au budget sont surveillées et les indicateurs financiers clés sont suivis. Le travail visant à identifier les déchets, à réduire les coûts et à mettre en œuvre des stratégies qui favorisent une bonne intendance fera partie de cette exigence du rôle.Examiner les dépenses mensuelles de l'édifice Sourok et s'assurer qu'il y a une gestion judicieuse des ressources.

Soutien au personnel international pour l'ensemble des 3 entités (5 %)

Fournir le soutien nécessaire au personnel international sur le plan administratif, négocier les contrats de location et pendant la résiliation des baux, et en veillant à ce que les paiements de location pour tous les contrats de location au nom de WV soient honorés à temps (conformément aux nouvelles politiques sur les refuges et les subventions et services).

Gestion d'actifs pour WARO (25%)

S'assurer que le personnel et les biens de WV sont sécurisés et bien entretenus, y compris un registre des actifs à jour.Superviser la coordination logistique.S'assurer que WV fournit des services d'accueil de qualité au personnel et aux visiteurs.Assurer le leadership dans le processus de gestion du parc automobile, y compris, mais sans s'y limiter, l'approvisionnement en véhicules, la gestion du parc automobile, ainsi que l'entretien et la gestion du carburant.Gestion de portefeuilles d'assurance pour les assets de WV, y compris l'assurance locale et GC Insurance. Révision des tarifs d'assurance proposés par les compagnies locales.Gestion du « team house » – S'assurer que le team house est bien entretenue, propre et correctement gérée en termes de réservations. La gestion des coûts du team house est également essentielle.

Interface et collaboration de la chaîne d'approvisionnement (WARO) (10 %)

Coordonner et assurer une interface optimale entre la chaîne d'approvisionnement et l'équipe administrative pour une prestation efficace du service à la clientèle - Utilisation du système ProVision et paiements des fournisseurs par l'intermédiaire de l'équipe des finances.

Réunions/ateliers (10 %)

Fournir un soutien à l'organisation de réunions et d'événements. Il s'agira de l'aide pour les visas, les permis, les documents de voyage, la billetterie et les réservations, la planification de l'arrivée et du départ des visiteurs et du personnel.Soutien aux événements organisationnels annuels tels que la Journée de prière, les retraites, les célébrations des Fêtes pour favoriser l'unité de l'équipe et la confiance entre les 3 entités.Organiser des services d'interprétation/traduction lors d'ateliers et de réunions.Mise en place du matériel de bureau ainsi que le mobilier pour les réunions et événements.

Autres fonctions

S'acquitter de toutes autres tâches assignées par le directeur régional : directeur des subventions, des risques et des services de soutien.Gestion de la performance de l'équipe relevant du rôle ;Assistez et participez aux dévotions quotidiennes.

CONNAISSANCE/QULAIFICATION POUR LE POSTE

Expérience et compétences professionnelles requises

Compétences en gestion d'installations et fonctions administrativesCompréhension de la gestion de programmes/projets dans le contexte d'une ONG.Aptitude à faciliter la circulation de l'information entre les membres du personnel.Capacité de respecter et d'établir des relations appropriées avec les personnes d'autres religions.Capacité d'adopter une position persuasive sur des questions difficiles.Expérience dans l'organisation de réunions et de formations en grand groupe.Bonnes compétences en présentation de l'information.

Éducation, formation, licence, inscription et certification requises

Grade/diplôme en gestion ou en administration.Un haut niveau d'organisation et de gestion.Au moins 5 ans d'expérience administrative à un niveau de supervision.Connaissance appropriée des systèmes de bureautique, y compris une expérience des applications informatiques (par exemple, MS Office).

Connaissances et qualifications souhaitées

Minimum 4 ans d'expérience de travail pour de grandes ONGI. Capacité à travailler avec des équipes multiculturelles et diversifiées pour obtenir des résultats.Excellentes compétences en communication écrite et orale - français et anglaisCapacité avérée à gérer des priorités concurrentes.Capable de résoudre des problèmes complexes et d'exercer un jugement indépendant.

Exigences relatives aux déplacements et/ou à l'environnement de travail

Le poste exige la capacité et la volonté de voyager dans le pays et à l'étranger jusqu'à 10 % du temps.  

Exigences linguistiques

Maîtrise de l'anglais et du français, à l'écrit et à l'oral, exigée

Applicant Types Accepted:

Local Applicants Only