JLL empowers you to shape a brighter way.  

Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people  and empowering them to  thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong.  Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.   

La responsabilité principale du Coordonnateur(trice) de propriété consistera à assister le gestionnaire de propriété dans la supervision des activités quotidiennes des centres commerciaux, ainsi que des tâches administratives afférentes. Le titulaire du poste devra également effectuer les tâches suivantes:

CE QUE VOUS FEREZ

S’assurer que des relations d’affaires de haute qualité soient entretenues avec les différents représentants administratifs des locataires bureaux, les détaillant ainsi que les différents services à l’interne;

Effectuer régulièrement des tournées des propriétés afin de s’assurer que tout est en ordre et faire le lien entre les différents membres de l’équipe lors de situations particulières;

Maintenir à jour les règlements d’usage des aires communes et en assurer le respect par les locataires;

Procéder à la vérification, au respect et au suivi des obligations contractuelles, des différentes clauses des baux, des règles et des procédures de l’immeuble;

Superviser et coordonner les activités de départ et d’arrivée des locataires : utilisation des ascenseurs, carte d’accès, clés, stationnement, s’assurer que les locaux sont libérés selon les conditions prévues au bail. Informer tous les intervenants concernés;

Voir à la supervision, au développement et à la formation du personnel sous sa responsabilité. Effectuer les évaluations de performance annuelles et assurer le suivi des objectifs fixés, des plans de développement de carrière;

Collaborer avec l’équipe de location temporaire (arrivées/départs, respect de l’entente contractuelle etc.) afin d’assurer le respect de la vision et l’image de marque de la propriété;

Assurer le supervision de l’équipe du Service à la clientèle, de la mise en place et le respect des standards de l’entreprise au niveau de la prestation des services;

Coordonner la gestion des plaintes et régler toutes situations problématiques afin d’assurer la satisfaction de la clientèle;

Participer aux mesures d’urgence de l’édifice à titre de membre de la brigade;

Négocier et gérer les demandes de location d’entreposage des locataires;

Négocier et gérer les demandes de location des OSBL;

Assurer les liaisons avec les locataires et les entrepreneurs en ce qui concerne l'accès à la propriété en dehors des heures d’ouverture;

Administrer les dérogations aux règles et les demandes d’information des locataires;

Effectuer le rapport mensuel d’occupation des propriétés ;

Collecter et saisir les informations nécessaires à l'élaboration des rapports trimestriels des différentes propriétés.

CE QUE NOUS RECHERCHONS

Diplôme universitaire, de préférence, en administration;

Un minimum de 2 à 3 ans d'expérience dans un poste pertinent;

Expérience dans le domaine de l’immobilier commercial, un atout;

Compétences exceptionnelles en gestion, en leadership, en communications et en service à la clientèle;

Solides connaissances en informatique (Word et Excel);

Gestion efficace des priorités multiples;

Esprit d'équipe et désir marqué d'amélioration continue de la qualité;

Entregent, dynamisme, organisation, autonomie;

Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral comme à l’écrit).

CE QU'IL Y A POUR VOUS

Joignez-vous à un chef de file du secteur et façonnez l’avenir de l’immobilier commercial

Des investissements massifs dans les technologies de pointe afin d’optimiser votre travail

Un régime d’avantages sociaux complet et concurrentiel

Un milieu de travail stimulant, conçu pour votre croissance et votre bien-être

*Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)
 

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The primary responsibility of the Property Coordinator will be to assist the Property Manager in supervising the day-to-day operations of the shopping centres, as well as the related administrative tasks. The incumbent will also be responsible for the duties listed below:

WHAT YOU’LL BE DOING

Ensure that high-quality business relationships are maintained with the various administrative representatives of the tenant offices, retailers and various internal services;

Regularly tour the properties to ensure that everything is in order and to make the link between the different members of the team during particular situations;

Maintain up-to-date common area use regulations and ensure compliance by tenants;

Verify, comply with and monitor contractual obligations, various clauses of leases, rules and procedures of the building;

Supervise and coordinate the departure and arrival activities of the tenants: use of elevators, access card, keys, parking, ensure that the premises are vacated according to the conditions provided for in the lease and coordinate with marketing the installation of palisades. Inform all relevant stakeholders;

Oversee the supervision, development and training of the staff under his/her responsibility. Carry out annual performance evaluations and monitor objectives set, career development plans;

Collaborate with the specialty leasing team (arrivals/departures, compliance with the contractual agreement, etc.) to ensure the vision and brand image of the property is respected;

Oversee the Customer Service team, the implementation and compliance with the company's standards in terms of service delivery;

Coordinate the management of complaints and resolve any problematic situations to ensure customer satisfaction;

Participate in the emergency measures of the building as a member of the brigade;

Negotiate and manage tenants' storage rental requests;

Liaise with tenants and contractors regarding access to property outside of business hours;

Administer rule breaks and tenants' requests for information;

Perform the monthly property occupancy report;

Collect and input necessary information for the preparation of quarterly property reports.

WHAT WE’RE LOOKING FOR

University degree, preferably in administration;

A minimum of 2 to 3 years of experience in a relevant position;

Experience in the field of commercial real estate, an asset;

Exceptional management, leadership, communications and customer service skills;

Strong computer skills (Word and Excel);

Effective management of multiple priorities;

Team spirit and a strong desire for continuous quality improvement;

Interpersonal skills, dynamism, organization, autonomy;

Fluency in French and English (both oral and written).

WHAT’S IN IT FOR YOU

Join an industry leader and shape the future of commercial real estate 

Deep investment in cutting-edge technology to power your work 

Comprehensive and competitive benefits plan 

A supportive, caring and diverse work environment designed for your growth and well-being

*Oral and/or written interactions with tenants or external partners based outside Quebec (for example, service providers, law firms, peers, bankers, brokerage firms, credit analysis firms, credit agencies, non-French-speaking clients, etc.)

Location:

If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements.  We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!

JLL Privacy Notice

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