Princípio das Responsabilidades & Propósito da Posição

Ser responsável pela coordenação e suporte às atividades do departamento de vendas, assistindo toda a equipe comercial com o objetivo de contribuir para o alcance das metas estabelecidas no Business Plan do hotel.

FUNÇÕES SUSTENTADORAS

Além das funções essenciais, esta posição poderá ser solicitada a desempenhar uma combinação das seguintes atividades, sendo a porcentagem de tempo dedicada a cada uma definida pelo supervisor de acordo com as necessidades da operação.

Conhecer os Padrões de Qualidade da Marca Hilton pelos quais o departamento é avaliado pelo Hóspede Misterioso.

Verificar a disponibilidade de salas e elaborar propostas para eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 apartamentos) e grupos sem eventos. Exceções poderão ser autorizadas pelo departamento de Revenue para grupos com menos de 10 apartamentos.

Ler diariamente os jornais e acompanhar informações de mercado para aprimorar o relacionamento com clientes.

Ampliar continuamente o relacionamento com clientes internos e externos, realizando contatos e ligações para melhor entendimento das necessidades de negócio.

Programar visitas de familiarização no hotel e atender solicitações imprevistas de clientes.

Atuar como intermediário, colocando o cliente em contato direto com os departamentos do hotel sempre que necessário.

Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas, apoiando na verificação de disponibilidade das salas e na otimização da utilização dos espaços para eventos.

Reportar mensalmente à Gerente de Grupos e Eventos o progresso das atividades e os resultados alcançados em relação às metas estabelecidas.

Atualizar diariamente as atividades no sistema Delphi, registrando corretamente as activities conforme padrão da área.

Assegurar que todas as solicitações de clientes sejam respondidas dentro do prazo de 24 horas.

Elaborar e enviar correspondências necessárias para o bom funcionamento do departamento e dos demais setores do hotel.

Manter um ambiente de trabalho colaborativo e comunicação eficiente com todos os departamentos, assegurando o cumprimento dos Padrões da Marca Hilton e a satisfação do hóspede/cliente.

Atender chamadas telefônicas em até três toques, de maneira educada e profissional, seguindo os procedimentos adequados para atendimento, espera e transferência de chamadas.

Participar de reuniões de vendas quando solicitado.

Participar de treinamentos para desenvolvimento profissional e compartilhar conhecimentos com os colegas.

Demonstrar atitude positiva, disposição e espírito de cooperação com hóspedes e membros da equipe.

Participar da Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe, realizada semestralmente.

Realizar acompanhamento de grupos e eventos confirmados para garantir que os pagamentos sejam realizados nas datas previstas.

Promover, sempre que possível, a venda de outros hotéis da marca Hilton.

Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.

Tratar os hóspedes sempre pelo nome.

Conhecer os relatórios de satisfação do hóspede (SALT e MPS), acompanhar seus resultados e participar de planos de ação para melhoria contínua.

Acompanhar degustações para aprovação do menu sugerido pelo cliente para o evento.

Realizar reuniões com o Chefe de Cozinha e o cliente para apresentação do menu e discussão de possíveis novas opções.

Realizar reuniões com o Supervisor de Banquetes e o cliente para alinhamento de todos os detalhes do evento.

Recepcionar os clientes no dia do evento, prestando suporte ao supervisor e conferindo os últimos detalhes.

Apresentar-se pontualmente e devidamente uniformizado, mantendo boa apresentação pessoal.

Cumprir os horários estabelecidos e adaptar-se às necessidades operacionais do hotel.

Assimilar a cultura da Família Hilton e demonstrar conhecimento dos padrões de serviço da marca.

Manter frequência regular de acordo com os padrões estabelecidos pela empresa.

Colaborar com outros departamentos quando necessário, podendo desempenhar atividades temporárias conforme orientação do superior.

 CONHECIMENTOS E HABILIDADES

O profissional deverá possuir os seguintes conhecimentos e habilidades para desempenhar adequadamente suas funções:

Habilidade para preparar formulários de grupos com até 15 apartamentos, contendo todas as informações necessárias para aprovação do gerente responsável e envio de orçamento ao cliente.

Conhecimento das facilidades do hotel, bem como das forças e oportunidades de melhoria em relação aos concorrentes.

Conhecimento dos diferentes estilos de montagem de salas para eventos.

Conhecimento básico de equipamentos audiovisuais.

Habilidade de relacionamento com clientes internos e externos, demonstrando sempre calma, diplomacia e respeito.

Proficiência no sistema Delphi.

Conhecimento do pacote Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), além de navegação em Internet e Intranet.

Habilidade de organização e gestão de múltiplas tarefas.

Capacidade de colaborar com a equipe e apoiar colegas do departamento de Grupos & Eventos sempre que necessário.

QUALIFICAÇÃO
 

Ensino superior completo

Inglês e espanhol avançado

Conhecimento em informática (Word, Excel, Outlook e PowerPoint)

Conhecimento do sistema Delphi

Experiência em eventos

 

Proatividade e ótima comunicação.