Requisition ID: req58402 Job Title: ASSISTANT(E) LOGISTIQUE Sector: Women Protection & Empowerment Employment Category: Regular Employment Type: Full-Time Open to Expatriates: No Location: Mambasa, Democratic Republic of the Congo Job Description Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été affectés par des conflits et des catastrophes à survivre, à se rétablir et à prendre leur avenir en main. Répondant aux besoins humanitaires, de relèvement et de développement en RDC depuis 1996, IRC en RDC est guidé par ses principes fondamentaux de renforcement des capacités, de participation, de partenariat, de protection et de promotion des droits humains. Nos principaux domaines d'intervention comprennent la réponse multisectorielle aux urgences, la sécurité alimentaire et le relèvement économique la santé, la protection, la bonne gouvernance et la gestion des conflits. Ce projet veillera à fournir un soutien individualisé aux enfants associés aux forces et groupes armés (EAFGA), aux enfants non accompagnés (ENA), aux enfants survivants/es des violences basées sur le genre (VBG) et aux autres enfants vulnérables affectés directement et indirectement par les conflits, à renforcer leur résilience et à améliorer leur environnement protecteur afin qu'ils puissent développer tout leur potentiel et s’épanouir harmonieusement dans la société. Ceci sera atteint à travers une approche holistique ciblant les différentes structures de soutien entourant l'enfant, notamment, l’enfant lui-même, sa famille, et sa communauté, ses pairs tout en mettant l’accent sur les besoins spécifiques des femmes et filles dans le territoire de Mambasa en Ituri. Sous la supervision du Supply Manager Nord-Kivu et Ituri, le Logistics Assistant de Mambasa aura comme tâches d’appuyer le département Supply Chain dans ses activités journalières au niveau de, Mambasa, et ses environs dans le cadre des projets mis en œuvre par les programmes de l’IRC en RDC. RESPONSABILITES CLES Activités Procurement + Centraliser et traiter les demandes d’achat (items forecast) des services et des biens non médicaux approuvées à travers le logiciel de traitement des approvisionnements (Integra) ; + En collaboration avec les demandeurs et le comité d’achat, préparer, publier et gérer les documents critiques d’approvisionnements y compris les RFQ et les RFP, les grilles d'analyses des offres, conformément aux procédures de IRC et des bailleurs de fonds ; + Mener les négociations transparentes et documentées auprès des fournisseurs pour assurer qu’IRC est en train d’acheter au prix le plus réaliste possible ; + Préparer les bons de commande dans Integra, obtenir toutes les validations et/ou approbations internes et contractualiser par la suite avec les fournisseurs ; + Informer les différents départements sur l’évolution de traitement de leurs demandes d’achat ; + Contrôler la compliance des dossiers d’achat et élaborer les demandes de paiements avant transmission à la finance, s’assurer que l'ensemble des pièces sont valides quantitativement et qualitativement conformément à la check list ; + A la réception de chaque demande d’achat (IF ou PR), assurer que son dossier est systématiquement créé sous box dans le dossier dédié à cette fin ; + Assurer qu’à chaque étape du traitement du dossier d’achat, la documentation est archivée sous Box dans le dossier convenable ; + Assurer que les fournisseurs sont payés en temps ; + Assurer que toutes les commandes sont convenablement clôturées dans le système de gestion Integra et tenir à jour l’archivage des dossiers d'achats sur Box conformément au SOP en place ; + Assurer que le dossier de tout fournisseur qui contractualise avec l’IRC contient les diligences raisonnables à jour et valides obligatoires entre autres : l’ATC, le SamGov, check liste des fournisseurs radiés IRC, check publique, check références, rapports des visites, P16 et P42 remplis et signés ; + Assurer que tous les fournisseurs couramment utilisés et à utiliser dans un futur proche sont déjà configurés comme tels sur la liste des vendors dans Integra sinon demander sa création conformément à la procédure en place ; + Lancer et conduire le processus des demandes d’information en amont des lancements des MPA/MSA ou toute autre processus d’appel d’offre ; + Tenir la liste des fournisseurs issus des études du marché par catégorie d’items (au minimum 3 par catégorie) ; ainsi que la liste des prix issus des études du marché ; + Actualiser, une fois par an, la liste des prix. Activités Gestion du charroi automobile : + Elaborer le planning des déplacements en affectant les voitures conformément aux planifications des programmes et des opérations et/ou en fonction des besoins des projets ; + S´assurer du ravitaillement des voitures en carburant à chaque fois que le niveau du réservoir baisse à ½ ou quel que soit le niveau si la voiture effectuera une mission sur terrain ; + Mettre en place et suivre les consommations moyennes en carburant pour chaque voiture entre deux pleins et chaque dernier jour du mois ; + Tenir un registre de suivi des validités et des renouvellements des documents des voitures : assurances, contrôles techniques, vignettes, voiries urbaines, permis de conduire chauffeurs. ; + Assurer le suivi des maintenances des voitures et que ce dernier respecte le cycle ABACA et que les étiquettes de suivi des kilométrages des maintenances pour chaque voiture est accroché au volant ; + Tenir le registre (fichier Excel) de suivi des couts de fonctionnement de chaque voiture sur la base et assure de suivi régulier de ce dernier : couts de maintenance, des réparations, de lavage, des pneumatiques… ; + Remonter toute information sur les pannes des voitures au Supply Chain Manager de Goma et se rassurer que les réparations soient faites dans les délais ; + Assurer que chaque voiture possède un kit d’outillage de secours, des roues des secours, les kits de désembourbèrent, des kits de premiers secours et que la limitation des vitesses est accrochée au tableau de chaque tableau de bord ; + Assurer de l’existence des logbooks et des livrets des maintenances ainsi que de leurs correctes complétudes. Gestion des assets + Avec le support du Coordinateur Supply Chain, il (elle) des affectations et de la gestion quotidienne des assets (actifs) sur la base. ; + Il (elle) s`assure que tous les actifs sont couverts par une assurance valide. Qualifications + Diplôme en logistique, économie, comptabilité ou équivalent ; + Bonnes capacités rédactionnelles et communicationnelles en français ; + Avoir au moins deux ans d’expérience en tant que Logistics Officers avec une ONG ; + Avoir une résidence à Mambasa dans les environs ; + Connaissance de l’environnement et de la langue locale est un atout ; + Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) ; + Capacité à travailler en équipe et de fois sous pression, sens des responsabilités, sens de l’organisation sens de la discrétion et de la confidentialité ; Intégrité, honnêteté, franchise ; + Faire preuve d’adaptation et de sensibilité vis-à-vis des différences culturelles. La/le candidat(e) doit s'engager à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion. Note pour le personnel de terrain IRC :Engagement envers les clients : En s'engageant à mettre en œuvre une programmation axée sur le client, l'IRC place les personnes qu'elle sert - ses clients - au centre de sa programmation et de ses services. Le personnel de l'IRC a un rôle important à jouer pour soutenir la mise en œuvre d'une programmation axée sur le client en sensibilisant la communauté et les clients aux mécanismes de retour d'information existants et à la manière de les utiliser, y compris les processus de réponse, l'accès et l'éligibilité aux services, et en contribuant à la création d'une culture institutionnelle qui incite le personnel à écouter les clients, à communiquer et à répondre à leurs demandes, à leurs commentaires et à leurs plaintes.” Normes de conduite professionnelle:Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité. Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles. Employeur de l’égalité des chances:L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi. Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien. PRESENTATION DU DOSSIER + Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page) + Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français ou en Anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d'au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.). A Noter que IRC se réserve le droit de contacter toute autre personne ayant travaillé avec le candidat lors de ses anciennes expériences. + Copies :Des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoire livrée par l’ONEM. Toute personne vivant avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras. A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine. DEPOT DES CANDIDATURES : Du 05 au 15 juin 2025 à 16h30 + Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus ; + En vue de gagner en temps dans le traitement de ce recrutement, l’équipe en charge analysera les dossiers des candidats au fur et à mesure qu’ils seront reçus. Cette méthode peut amener à la clôture de ce processus avant la date finale de réception des candidatures, si les meilleurs candidats sont identifiés lors de traitement progressif des dossiers. IRC vous encourage à ne pas attendre le dernier jour de la clôture de l’offre pour postuler ; + Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus. En vue de soutenir la femme, IRC offre des conditions particulières à la femme en payant 14 Semaines des congés de maternité à 100%, Jusqu’au premier anniversaire de l’enfant, la mère a droit à un maximum de deux heures par journée de travail pour l’allaitement. Cette période de repos est rémunérée et comptabilisée comme temps de travail. Dans le souci de permettre aux staffs féminins IRC qui ont des bébés en âge d’allaitement de concilier leur responsabilité familiale avec les missions sur terrain, il sera autorisé à ces staffs de voyager à bord de véhicules IRC avec leurs bébés et si nécessaire avec une personne accompagnatrice. Les employés IRC ont droit à deux jours des congés annuels. Le droit aux congés augmente en fonction de l’ancienneté. La culture organisationnelle IRC offre un environnement de travail sûr et épanouissant pour tous ses employés avec des mesures de flexibilité axées au bien être de son personnel. A ce titre, la grille salariale IRC demeure compétitive à tous les grades. « Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée aux numéros verts suivants 0829777572 et 0999972021, car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »