Poste basé à Cytiva_Pall France SAS 26-28 Avenue de Winchester 78100 ST Germain En Laye.

Sous la responsabilité de Karine Erel. 

Gérer les appels entrants (transfert par tel ou courriel). Info sur SFDC (base clients).

Réceptionner les colis en arrivée et informer/distribuer aux collaborateurs le cas échéant.

Trier le courrier en arrivée / préparation du courrier au départ.

Préparer les courriers divers pour la Direction (délégations de signature, de pouvoir, convocations, divers…)

Mettre à jour les affichages obligatoires sur les 2 sites.

Aider pour la gestion des PR/PO, réceptions et factures des fournisseurs (sur I-proc) principalement pour les petites commandes.

Epauler Karine pour la gestion des mises en demeure via ticket AP (avec suivi).

Aider pour la MAJ du SharePoint Cytiva_Pall France SAS (communications collaborateurs, traductions, documents officiels……) => gérer les documents officiels de Pall France SAS (commande du KBIS, demande du certificat assurance au contact Danaher, demande des documents financiers type URSSAF au service financier).

Aide pour la MAJ des documents officiels sur les plateformes clients (4 plateformes à ce jour)

Aider localement le Responsable Flotte Automobile pour  

Envoi des cartes Total et des badges APRR (commande, annulation, envoi…) aux collaborateursCommunication avec le responsable de la flotte pour la livraison de véhicules neufs ou de remplacement si livraison sur site.

Aider et suivre les commandes :

Fournitures de bureau sur LYRECO via I-ProcPetits matériels pour les bâtiments (St Germain et VSQ) sur Amazon ou ManutanPasser les commandes de mobilier de bureau des collaborateurs en Remote via I-Proc et suivi (PO, réception et livraison) sur LYRECO (Fichier Excel à MAJ pour le suivi des dépenses)Boissons/biscuits sur LYRECO via I-Proc (ou Amazon) pour les réunions sur St Germain.

Aider à la gestion des événements internes et externes pour la réservation de salles, commandes de plateaux repas, snacks et petits déjeuners, réservation de restaurants, gestion des badges d’accès…avec préparation des salles (boissons, biscuits, tableau post-it, feutres…)

Aider à la préparation et au suivi des THM (4 par an) :

Préparer Présentation PowerPoint (récupération les Prez des différents intervenants) et envoyer invitations aux collaborateurs pour toutes les dates.Après chaque THM, diffuser la Prez en PDF et l’enregistrement au collaborateurs et stocker sur le SharePoint.  

Compétences clés :

Parfaite maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).Grande agilité avec les outils Internet et nouvelle technologieCapacité à prendre des décisions, de respecter les échéances, de rechercher l’information ou de solliciter les bonnes ressources.    Adaptable, flexible et autonome.Capacité à préserver la confidentialité et à gérer des situations délicates en faisant preuve de discernement et de discrétion est essentielle.Faire preuve de curiosité intellectuelle, d'agilité, d'ingéniosité, d'assurance et d'aisance face à l'ambiguïté.Faculté à s’organiser dans son travail et ses différentes tâches.Capacités rédactionnelles et relationnelles.Sens du service

Formation et expérience :

En Préparation BTS/Bachelor de type Office manager, Assistanat de direction ou gestionAnglais opérationnel requis

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