Job Title

Administration Specialist

Job Description Summary

Job Description

1. Obsługa administracyjna biura centrum handlowegoProwadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej (mailowej oraz tradycyjnej).Zarządzanie obiegiem dokumentów, archiwizacja, wprowadzanie danych do systemów wewnętrznych.Przygotowywanie pism, zestawień, raportów oraz prezentacji na potrzeby zespołu zarządzającego.Organizacja i bieżące wsparcie pracy biura (zamówienia materiałów biurowych, kontakt z dostawcami, wsparcie w fakturowaniu).2. Wsparcie zespołu zarządzającego centrum handlowymUmawianie spotkań, przygotowywanie kalendarza i materiałów na spotkania.Przygotowywanie protokołów ze spotkań i śledzenie realizacji ustaleń.3. Kontakt z najemcami i partnerami zewnętrznymiUdzielanie bieżących informacji najemcom dotyczących regulaminów, akcji marketingowych i kwestii operacyjnych.Wsparcie w komunikacji pomiędzy najemcami a zespołem technicznym, marketingowym i bezpieczeństwa.Aktualizacja bazy danych najemców oraz dokumentacji najmu.4. Wsparcie operacyjne funkcjonowania centrumZgłaszanie usterek i koordynacja drobnych napraw z działem technicznym lub firmami zewnętrznymi.Rejestracja i dekretacja faktur kosztowych w systemie YardiWprowadzanie danych do systemu Yardi5. Wsparcie działań marketingowychPomoc przy organizacji eventów i akcji promocyjnych w centrum handlowym.Zbieranie materiałów od najemców do komunikacji marketingowej.Aktualizacja danych na potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. tablice informacyjne, portal najemców, i inne).6. Współpraca z firmami usługowymiKoordynacja pracy ochrony, sprzątania i serwisów technicznych w zakresie bieżącej komunikacji administracyjnej.Monitorowanie wykonania zleceń i zgłaszanie nieprawidłowości do Technical Managera, Administratora Centrum lub Dyrektora Centrum.7. Inne zadania administracyjneWsparcie przy przygotowywaniu budżetów, kosztorysów i zestawień finansowych.Obsługa gości i interesantów.Wykonywanie dodatkowych zadań powierzonych przez zespół zarządzający centrum.

 

 

 

INCO: “Cushman & Wakefield”