Job Title

Administration Specialist

Job Description Summary

Dołącz do Naszego zespołu jako Administration Specialist. Praca stacjonarna w recepcji biura administracji C.H. Złote Tarasy w godzinach: 8:30-16:30 lub 9:00-17:00.

Job Description

1. Obsługa administracyjna biura centrum handlowego

Prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej (mailowej oraz tradycyjnej).Zarządzanie obiegiem dokumentów, archiwizacja, wprowadzanie danych do systemów wewnętrznych.Przygotowywanie pism, zestawień, raportów oraz prezentacji na potrzeby zespołu zarządzającego.Organizacja i bieżące wsparcie pracy biura (zamówienia materiałów biurowych i spożywczych, kontakt z dostawcami, wsparcie w fakturowaniu).

2. Wsparcie zespołu zarządzającego centrum handlowym

Umawianie spotkań, przygotowywanie kalendarza i materiałów na spotkania.Przygotowywanie protokołów ze spotkań i śledzenie realizacji ustaleń.

3. Kontakt z najemcami i partnerami zewnętrznymi

Udzielanie bieżących informacji najemcom dotyczących regulaminów, akcji marketingowych i kwestii operacyjnych.Wsparcie w komunikacji pomiędzy najemcami a zespołem technicznym, marketingowym, administracyjnym i ds. najmu.Zbieranie materiałów (dokumentów oraz danych) od najemców.

4. Wsparcie operacyjne funkcjonowania centrum

Rejestracja i dekretacja faktur kosztowych w systemie YardiWprowadzanie danych do systemu YardiGenerowanie raportów z Yardi i przekazywanie do księgowościAktualizacja danych na potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej (np. tablice informacyjne, portal najemców, baza danych najemców i inne).Koordynacja pracy ochrony, sprzątania i serwisów technicznych w zakresie bieżącej komunikacji administracyjnej.Monitorowanie wykonania zleceń i zgłaszanie nieprawidłowości do Technical Managera, Administratora Centrum lub Dyrektora Centrum.

5. Inne zadania administracyjne

Wsparcie przy przygotowywaniu dokumentacji.Obsługa gości i interesantów.Wykonywanie dodatkowych zadań powierzonych przez zespół zarządzający centrum.

 

 

 

INCO: “Cushman & Wakefield”