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Job Description:

Relève du chef de l’équipe des ressources du centre financier (CERCF)

Être le visage du centre financier (accueillir les Clients et gérer la réception) et soutenir l’équipe de direction, les conseillers et les Clients du centre financier

Offrir un soutien administratif aux membres du centre financier conformément aux politiques et procédures des Centres d’excellence de la distribution

Travailler efficacement dans un environnement multitâche et respecter les échéances

Les Fonctions:

Gérer les processus et les rapports concernant les bureaux des conseillers (10 %)

Gérer les frais de bureau des conseillers, les dépenses qui y sont liées, et les Conventions d’utilisation d’un espace désigné; tenir à jour le Registre du centre financier et le Rapport d’occupation

Agir comme personne-ressource pour les rénovations et les problèmes continus du centre financier; soumettre les bons de travail pour les réparations qui doivent être faites dans des emplacements où il n’y a pas de CER

Être le visage du centre financier auprès des Clients (25 %)

Accueillir les Clients, gérer la réception, dont l’ouverture et la fermeture du bureau, et diriger les Clients au besoin

Gérer et rapprocher les comptes bancaires et le compte de dépenses du centre financier, traiter les dépôts bancaires quotidiens (mandats-poste et paiements provenant de tiers)

Aider le chef de l’équipe des ressources (CER) à gérer le bloc de Clients de l’inventaire, s’assurer que les Clients sont bien attribués et cédés aux conseillers, et faire le suivi des activités liées à ce bloc; gérer les processus et les formulaires

Assurer en tout temps la confidentialité de la correspondance et de l’information, et faire preuve de discrétion à cet égard; transmettre les problèmes à un échelon supérieur, s’il y a li

Contribuer à la coordination du recrutement des conseillers (30 %)

Attribuer des nouveaux leads de recrutement provenant des initiatives de recrutement national (campagnes, offres d’emploi, etc.) au responsable du recrutement des conseillers ou au partenaire du développement des affaires, selon le cas

Soutenir les responsables du recrutement des conseillers durant l’approbation initiale (demande, protocole d’entente, activités extérieures)

Aider les leaders sur le terrain à inscrire les candidats au PQAP

Télécharger tous les documents requis dans Salesforce jusqu’à l’autorisation des nominations

Aider les leaders sur le terrain à remplir les demandes d’assurance de responsabilité professionnelle des candidats au moment de leur nomination

Commander les ordinateurs des candidats

Assurer la liaison avec les équipes du siège social tout au long du processus, au besoin

Coordonner les interactions entre les candidats et les leaders sur le terrain pour offrir la meilleure expérience possible aux candidats

Offrir un soutien opérationnel et administratif aux chefs d’équipe des ressources, en gérant les opérations quotidiennes du centre financier (35 %)

Gérer les courriels de la boîte de réception générale, trier et distribuer le courrier provenant du siège social, recevoir et gérer le personnel des services de messagerie, répondre efficacement à toutes les demandes de renseignements ou transmettre ces demandes à la personne ou au service approprié

Offrir un excellent soutien administratif, être précis et structuré; s’occuper de la tenue des dossiers et respecter les pratiques relatives au calendrier de conservation des documents de la Sun Life; gérer le courrier et la salle des fournitures; voir à l’attestation du matériel de marketing et s’occuper des fournitures du centre financier

Effectuer le nettoyage et la réinitialisation de l’équipement

Aider les dirigeants locaux en préparant des présentations et en gérant les tâches administratives liées aux événements et aux réunions du CF (coordination d’événements, rencontres de recrues aux postes de conseillers ou de personnes recommandées, ou accueil d’invités et de dirigeants du siège social)

Accomplir les tâches administratives liées à l’intégration des nouveaux conseillers et à la résiliation des contrats de conseiller (veiller à la gestion du système téléphonique, de la photocopieuse et de la sécurité des processus de transition et de conservation des dossiers des Clients)

Agir à titre de membre du Comité sur la santé et la sécurité; faire les évaluations nécessaires et gérer les lacunes

Contribuer, au besoin, à la communication des incidents concernant la poursuite des affaires et la protection des renseignements personnels et aux enquêtes sur ces incidents

Offrir un niveau d’efficacité administrative optimal au centre financier

Assumer la responsabilité des commandes d’équipements pour les directeurs, les conseillers et le personnel (ordinateurs portables, ordinateurs de bureau, etc.) et gérer le retour en règle de l’équipement quand un directeur, un conseiller ou un membre du personnel quitte l’organisation

Les aptitudes pour réussir :

Diplôme d’études secondaires et de 3 à 6 années d’expérience, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience - Diplôme universitaire ou diplôme collégial de préférence

Expérience en travail de bureau, en service à la clientèle ou en vente de détail

Expérience en rapprochement de comptes ou d’opérations financières – une certaine expérience en tenue de livres ou de grand livre, un atout

Connaissance de la planification financière et des services financiers, un atout

Expérience de travail dans le secteur des services, plus particulièrement dans les services financiers, un atout

Solide expérience en service à la clientèle et capacité de rendre l’expérience Client positive

Capacité d’accomplir plusieurs tâches à la fois, d’établir des priorités et de travailler dans un environnement au rythme rapide

Capacité de gérer efficacement les attentes et les problèmes grâce à de fortes aptitudes pour la communication orale et écrite

Efficacité et capacité de s’adapter aux priorités changeantes des équipes de direction et de gestion

Autonomie, esprit d’initiative et capacité d’établir des priorités très rapidement, au besoin

Talent marqué pour créer et entretenir des relations; esprit d’équipe et capacité de travailler efficacement avec tous les membres du centre financier

Excellent sens de l’organisation et aptitudes pour la résolution de problèmes

Excellente connaissance des applications et des programmes informatiques, comme la suite Microsoft Office

Capacité d’offrir un soutien technique de base sur place; connaissance de l’organisation afin de pouvoir obtenir l’aide de techniciens ou d’un échelon supérieur, au besoin

Maîtrise des divers systèmes d’exploitation et des structures de fichiers (comme Windows et Outlook)

Facilité à comprendre le fonctionnement des logiciels et à gérer l’inventaire de l’équipement, au besoin

Connaissance des finances pour faire le rapprochement des comptes bancaires et le calcul des dépenses

Pourquoi se joindre à nous, sous le soleil:

Des cheminements de carrière variés et de formidables possibilités de réseautage

Un environnement qui favorise la formation, le perfectionnement et l’amélioration continue

Une culture chaleureuse, solidaire et inclusive.

Un environnement collaboratif et interactif, axé sur le travail d’équipe

The Base Pay range is for the primary location for which the job is posted. It may vary depending on the work location of the successful candidate or other factors. In addition to Base Pay, eligible Sun Life employees participate in various incentive plans, payment under which is discretionary and subject to individual and company performance. Certain sales focused roles have sales incentive plans based on individual or group sales results.  

Diversity and inclusion have always been at the core of our values at Sun Life. A diverse workforce with wide perspectives and creative ideas benefits our Clients, the communities where we operate and all of us as colleagues. We welcome applications from qualified individuals from all backgrounds.

Persons with disabilities who need accommodation in the application process, or those needing job postings in an alternative format, may e-mail a request to thebrightside@sunlife.com.

We are proud to be a hybrid organization that offers our employees the choice and flexibility to work from both the office and virtually based on the needs of the business, our Clients and you! Several work options are available and can be discussed throughout the selection process depending on the role requirements and individual needs.

We thank all applicants for showing an interest in this position. Only those selected for an interview will be contacted.

Salary Range:

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