Titre du poste: Coordinateur Administratif et des Installations Description du poste Le candidat retenu portera plusieurs chapeaux - fournissant un soutien administratif, coordonnant les besoins des installations, gérant la communication avec les fournisseurs et aidant à la documentation d'import/export. Ce rôle est hautement collaboratif où les priorités changent fréquemment, et la réactivité est essentielle. Responsabilités + Répondre aux courriels quotidiens des employés, des gestionnaires et des fournisseurs. + Agir en tant que personne de référence pour les questions générales (équipement, demandes d'installations, FAQ de base). + Coordonner la communication interne via Teams et Outlook. + Soutenir les workflows administratifs partagés et effectuer les suivis. + Servir de point de contact principal pour les problèmes de maintenance, les réapprovisionnements, les réparations et les améliorations des installations. + Travailler avec les fournisseurs établis pour coordonner les délais, les approbations et les actions de suivi. + Assurer que les communications liées aux installations sont envoyées lorsque les activités impactent les employés. + Surveiller les besoins des installations et escalader les problèmes de manière proactive. + Gérer l'entrée, le suivi et la routage des factures pour approbation. + Collaborer sur les processus d'import/export. + Compléter les formulaires pertinents, créer des étiquettes et gérer la documentation. + Organiser le numérisation, classement et suivi pour assurer l'exactitude. + Assister aux audits d'import/export de fin d'année. + Soutenir les ateliers d'ingénierie et les sessions de collaboration. + Coordonner les réunions internes et externes selon les besoins. Compétences Essentielles + Expérience dans des rôles administratifs, de coordination de bureau ou de soutien aux installations. + Connaissance solide des processus de facturation ou de comptabilité de base. + A l'aise avec l'apprentissage et l'utilisation d'outils tels que SAP, Coupa, et MS 365. + Bilingue en anglais et en français (parlé et écrit). Compétences Supplémentaires & qualifications + Expérience dans le soutien aux processus d'import/export. + Expérience dans la coordination avec les fournisseurs ou la gestion de la maintenance des installations. + Capacité à apporter des idées pour moderniser ou améliorer les workflows existants. + Confortable à travailler avec des parties prenantes internes et des partenaires externes. Environnement De Travail Environnement de travail de 5 jours au bureau, semaine de travail de 40 heures, Heures de bureau principales avec flexibilité selon les besoins. Type de poste & Emplacement Ce poste Contract est basé à Laval, QC. Taux de rémunération & Avantages La fourchette salariale associée à ce poste est de $40.00 - $56.00/hr. Type de milieu de travail Il s'agit d'un poste fully onsite, situé à Laval,QC. Job Title: Administrative & Facilities Coordinator Job Description The successful candidate will wear many hats—providing administrative support, coordinating facilities needs, managing supplier communication, and assisting with import/export documentation. This is a highly collaborative role where priorities shift frequently, and responsiveness is critical. Responsibilities + Respond to day-to-day emails from employees, managers, and suppliers. + Act as a go-to person for general questions (equipment, facility requests, basic FAQs). + Coordinate internal communication via Teams and Outlook. + Support shared administrative workflows and follow-ups. + Serve as the primary point of contact for maintenance issues, reorders, repairs, and facility upgrades. + Work with established suppliers to coordinate timelines, approvals, and follow-up actions. + Ensure facility-related communications are sent out when activities impact employees. + Monitor facilities needs and escalate issues proactively. + Manage invoice entry, tracking, and routing for approval. + Collaborate on import/export processes. + Complete relevant forms, create labels, and manage documentation. + Organize scanning, filing, and tracking to ensure accuracy. + Assist with end-of-year import/export audits. + Support engineering workshops and collaboration sessions. + Coordinate internal and external stakeholder meetings as needed. Essential Skills + Experience in administrative roles, office coordination, or facilities support. + Strong knowledge of basic invoicing or bookkeeping processes. + Comfortable learning and using tools such as SAP, Coupa, and MS 365. + Bilingual in English and French (spoken & written). Additional Skills and Qualifications + Experience supporting import/export processes. + Experience coordinating with suppliers or managing facility maintenance. + Ability to bring ideas to modernize or improve existing workflows. + Comfort working with both internal stakeholders and external partners. Work Environment 5 days in office, 40-hour work week, team of 2 mainly engineering, software development, and hardware. Core business hours with flexibility as needed. Job Type & Location This is a Contract position based out of Laval, QC. Pay and Benefits The pay range for this position is $40.00 - $56.00/hr. Workplace Type This is a fully onsite position in Laval,QC. À propos d'Aston Carter: Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, la chaîne d’approvisionnement et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l'industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre réseau expansif pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie-Pacifique et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté le double diamant ClearlyRated Best of Staffing® pour notre service aux clients et aux talents. Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi. Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com (%20astoncarteraccommodation@astoncarter.com) pour connaître d’autres options d’accommodement. Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec) Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec) About Aston Carter: Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® double diamond winner for both client and talent service. The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law. If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com (%20astoncarteraccommodation@astoncarter.com) for other accommodation options. Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec) Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec)