Titre du poste: Adjoint Administratif Description du poste L'adjoint administratif soutiendra un petit bureau agile d'environ 12 employés, comprenant des ingénieurs, des techniciens, des pilotes et des cadres. Ce rôle est central pour la coordination du bureau, la communication et le soutien logistique dans un environnement de tests en vol et de R&D. Le bureau fonctionne principalement en français, tandis que la communication. Responsabilités + Coordonner les activités opérationnelles quotidiennes liées aux essais en vol, incluant les pilotes, ingénieurs et techniciens. + Planifier les créneaux horaires et gérer les calendriers. + Soutenir la coordination logistique. + Gérer les arrangements de voyage et les dépenses, notamment la réservation de vols et le reporting de dépenses via Concur. + Servir de point de contact central pour les communications internes, en particulier celles relatives à la sécurité des vols. + Soutenir le flux de communication à travers l'organisation en collaboration avec le responsable de la sécurité des vols. + Collaborer avec l'équipe d'approvisionnement pour surveiller les besoins du bureau et opérationnels. + Coordonner le courrier entrant et sortant ainsi que les expéditions, y compris les envois internationaux. + Exécuter des tâches administratives et de suivi en utilisant Excel, Word et PowerPoint. Compétences Essentielles + Expérience de 2 à 4 ans en tant qu'adjoint administratif ou commis de bureau, de préférence dans un environnement manufacturier. + Forte maîtrise d'Excel, PowerPoint et Word. + Expérience de l'utilisation de Concur et de la gestion des dépenses. Compétences Supplémentaires & qualifications + DEP (Diplôme d'études professionnelles) est un atout. + Diplôme CEGEP. + Expérience antérieure dans les industries aérospatiale ou automobile. Environnement De Travail L'adjoint administratif travaille au sein d'une équipe de 12 employés plus quelques contractuels. L'horaire de travail est du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30, pour un total de 40 heures par semaine. Le poste est basé sur site cinq jours par semaine. La formation comprend l'accueil de l'entreprise, la formation en ligne IT et GxP, ainsi qu'une formation pratique liée aux expéditions, processus de communication, Concur et dépenses. Le temps de montée en compétence attendu est d'environ un mois. Job Title: Administrative Assistant Job Description The Administrative Assistant will support a small, agile office of approximately 12 employees, including engineers, technicians, pilots, and executives. This role is central to office coordination, communication, and logistics support within a flight-testing and R&D environment. The office operates primarily in French, while day-to-day business communication. Responsibilities + Coordinate daily operational activities related to flight testing, including pilots, engineers, and technicians. + Schedule time slots and manage calendars. + Support logistics coordination. + Manage travel arrangements and expenses, including booking flights and expense reporting via Concur. + Act as a central point of contact for internal communications, particularly related to flight safety. + Support communication flow across the organization in collaboration with the Head of Flight Safety. + Liaise with the procurement team to monitor office and operational needs. + Coordinate inbound and outbound mail and shipping, including international shipments. + Perform administrative and tracking tasks using Excel, Word, and PowerPoint. Essential Skills + 2-4 years of experience as an Administrative Assistant or Office Clerk, preferably in a manufacturing environment. + Strong proficiency with Excel, PowerPoint, and Word. + Experience using Concur and managing expenses. Additional Skills and Qualifications + DEP (Diploma of Vocational Studies) considered an asset. + CEGEP diploma. + Previous experience in Aerospace or Automotive industries. Work Environment The Administrative Assistant works within a team of 12 employees plus some contractors. The work schedule is Monday to Friday, from 8:30 a.m. to 4:30 p.m., totaling 40 hours per week. The position is on-site for five days a week. Training includes company onboarding, IT and GxP online training, and hands-on training related to shipping, communication processes, Concur, and expenses. Expected ramp-up time is approximately one month. Job Title: Administrative Assistant Job Description The Administrative Assistant will support a small, agile office of approximately 12 employees, including engineers, technicians, pilots, and executives. This role is central to office coordination, communication, and logistics support within a flight-testing and R&D environment. The office operates primarily in French, while day-to-day business communication. Responsibilities + Coordinate daily operational activities related to flight testing, including pilots, engineers, and technicians. + Schedule time slots and manage calendars. + Support logistics coordination. + Manage travel arrangements and expenses, including booking flights and expense reporting via Concur. + Act as a central point of contact for internal communications, particularly related to flight safety. + Support communication flow across the organization in collaboration with the Head of Flight Safety. + Liaise with the procurement team to monitor office and operational needs. + Coordinate inbound and outbound mail and shipping, including international shipments. + Perform administrative and tracking tasks using Excel, Word, and PowerPoint. Essential Skills + 2-4 years of experience as an Administrative Assistant or Office Clerk, preferably in a manufacturing environment. + Strong proficiency with Excel, PowerPoint, and Word. + Experience using Concur and managing expenses. Additional Skills and Qualifications + DEP (Diploma of Vocational Studies) considered an asset. + CEGEP diploma. + Previous experience in Aerospace or Automotive industries. Work Environment The Administrative Assistant works within a team of 12 employees plus some contractors. The work schedule is Monday to Friday, from 8:30 a.m. to 4:30 p.m., totaling 40 hours per week. The position is on-site for five days a week. Training includes company onboarding, IT and GxP online training, and hands-on training related to shipping, communication processes, Concur, and expenses. Expected ramp-up time is approximately one month. Job Type & Location This is a Contract position based out of Bromont, QC. Pay and Benefits The pay range for this position is $25.00 - $30.00/hr. Workplace Type This is a hybrid position in Bromont,QC. À propos d'Aston Carter: Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, la chaîne d’approvisionnement et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l'industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre réseau expansif pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie-Pacifique et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté le double diamant ClearlyRated Best of Staffing® pour notre service aux clients et aux talents. Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi. Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com (%20astoncarteraccommodation@astoncarter.com) pour connaître d’autres options d’accommodement. Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec) Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec) About Aston Carter: Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® double diamond winner for both client and talent service. The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law. If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com (%20astoncarteraccommodation@astoncarter.com) for other accommodation options. Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec) Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec)