Mục đích

\n

Chịu trách nhiệm giám sát các công việc hành chính khác nhau, hỗ trợ các quy trình nhân sự và đảm bảo việc giao tiếp giữa các phòng ban diễn ra suôn sẻ. Chuyên viên cần có kinh nghiệm trong quản lý văn phòng, chính sách nhân sự và quan hệ lao động, mong muốn mang lại dịch vụ xuất sắc và tạo dựng một môi trường làm việc tích cực.

\n

Nhiệm vụ & Trách nhiệm

\n

HÀNH CHÍNH

\n

1. Quản lý văn phòng & hành chính tổng hợp

\n\nQuản lý vật tư, thiết bị văn phòng, đảm bảo đầy đủ và gọn gàng.\nSắp xếp lịch trình, công tác cho quản lý và nhân viên.\nHỗ trợ tổ chức hội nghị, sự kiện nội bộ và đối tác.\n\n

2. Lưu trữ & quản lý hồ sơ hành chính – nhân sự

\n\nCập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân viên: thông tin cá nhân, đào tạo, hiệu suất.\nQuản lý dữ liệu, hồ sơ và tài liệu theo quy định pháp lý và nội bộ.\n\n

3. Giao tiếp nội bộ & dịch vụ hành chính

\n\nLà đầu mối hỗ trợ nhân viên các vấn đề hành chính – nhân sự.\nTruyền thông nội bộ: thông báo chính sách, cập nhật và sự kiện.\n\n\nThực hiện các nhiệm vụ hành chính khác để đảm bảo vận hành trơn tru.\n\n

NHÂN SỰ

\n

1. Tuyển dụng & hội nhập

\n\nHỗ trợ đăng tuyển, lọc CV, sắp xếp phỏng vấn, tuyển dụng.\nHướng dẫn nhân viên mới, tổ chức buổi định hướng và đào tạo ban đầu.\n\n

2. Hồ sơ nhân viên & chế độ phúc lợi

\n\nLưu trữ đầy đủ hồ sơ hiệu suất, thăng chức, kỷ luật.\nHỗ trợ giải quyết thắc mắc và thủ tục về lương, bảo hiểm, nghỉ phép.\n\n

3. Đào tạo & phát triển

\n\nTheo dõi và hỗ trợ triển khai các chương trình đào tạo nội bộ.\nHỗ trợ tổ chức hội thảo, sáng kiến nâng cao năng lực đội ngũ.\n\n

4. Quan hệ nhân viên & môi trường làm việc

\n\nHỗ trợ xây dựng môi trường làm việc tích cực, hòa hợp.\nKết nối giữa quản lý và nhân viên, hỗ trợ giải quyết mâu thuẫn nếu có.\n\n

5. Tuân thủ & báo cáo nhân sự

\n\nHỗ trợ kiểm soát tuân thủ luật lao động và nội quy khách sạn.\nChuẩn bị báo cáo về chấm công, hiệu suất, và an toàn lao động.\n\n

6. Hỗ trợ tính lương & theo dõi công

\n\nKiểm tra bảng công, theo dõi nghỉ phép, vắng mặt trước khi gửi tính lương.\n\n

_______________

\n

Purpose

\n

Responsible for overseeing various administrative tasks, supporting HR processes, and ensuring smooth communication between departments. The specialist should have experience in office management, HR policies, and employee relations, with a strong desire to deliver excellent service and foster a positive work environment.

\n

Duties & Responsibilities

\n

ADMINISTRATION

\n

1. Office Management & General Administration

\n\n\n

Manage office supplies and equipment, ensuring availability and proper organization.

\n\n\n

Coordinate schedules and business trips for managers and staff.

\n\n\n

Assist in organizing internal events, meetings, and partner-related functions.

\n\n\n

2. Documentation & Record Management

\n\n\n

Update and maintain employee records, including personal information, training, and performance.

\n\n\n

Manage data, documents, and records in compliance with legal and internal requirements.

\n\n\n

3. Internal Communication & Administrative Support

\n\n\n

Serve as the main contact point for staff regarding administrative and HR-related issues.

\n\n\n

Support internal communications: policy announcements, updates, and events.

\n\n\n

Carry out other administrative tasks to ensure smooth daily operations.

\n\n\n

HUMAN RESOURCES

\n

1. Recruitment & Onboarding

\n\n\n

Support job postings, CV screening, interview scheduling, and hiring processes.

\n\n\n

Guide new hires through onboarding, including orientation and initial training programs.

\n\n\n

2. Employee Records & Benefits Administration

\n\n\n

Maintain complete records of employee performance, promotions, and disciplinary actions.

\n\n\n

Assist with employee inquiries and procedures related to salary, insurance, and leave policies.

\n\n\n

3. Training & Development

\n\n\n

Monitor and support the implementation of internal training programs.

\n\n\n

Help organize workshops and initiatives that enhance team capabilities.

\n\n\n

4. Employee Relations & Work Environment

\n\n\n

Contribute to building a positive and harmonious work environment.

\n\n\n

Act as a liaison between management and staff, assisting in resolving conflicts if needed.

\n\n\n

5. Compliance & HR Reporting

\n\n\n

Help ensure compliance with labor laws and hotel policies.

\n\n\n

Prepare reports on attendance, performance, and workplace safety.

\n\n\n

6. Payroll Support & Timekeeping

\n\n\n

Review timekeeping records, monitor leave and absences, and verify data before payroll processing.

\n\n

Yêu cầu công việc:

\n\nTiếng anh cơ bản\nƯu tiên có kinh nghiệm liên quan\nCó khả năng tin học văn phòng tốt\nKhả năng duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và bảo mật thông tin nhân viên cũng như khách hàng.\n\n

_______________

\n

Job Requirements:

\n\nBasic English proficiency\nRelevant experience is a plus\nGood computer and office software skills\nAbility to maintain good relationships with colleagues and ensure confidentiality of employee and customer information.\n